Hva er de forskjellige typene programvare for front office?

Programvaren i front office er en kritisk del av den daglige driften i de fleste virksomheter. Det er mange forskjellige typer front office-programvare, selv om ikke alle kontorer har samme programvarebehov. Ofte brukte programmer på et kontor kan inneholde tekstbehandlings-, grafisk design- og planleggingsprogrammer. Andre viktige typer front office-programvare er maskinrelaterte programmer, kasseapparatprogrammer og reservasjonsprogramvare.

Ordbehandlingsprogrammer er en av de mest grunnleggende og mest brukte typene programvare for front office. Disse programmene tillater opprettelse og lagring av tekstbaserte dokumenter, og kan inkludere tilleggsfunksjoner som regnearksprogrammer eller opprettelse av firmabrevpapir og visittkort. Mens nesten alle datamaskiner har en innebygd tekstbehandler, vil kanskje noen kontorer foretrekke å installere et annet program, eller laste ned en gratis tekstbehandler for Internett. I tillegg til en grunnleggende tekstbehandler, bruker frontkontorer også programmer som gjør det mulig å lage bærbare dokumentfiler eller PDF-filer. Dette er spesielle filer som kan leses på nesten hvilken som helst datamaskin, selv om den ikke har samme tekstbehandler.

Grafiske designprogrammer brukes i frontkontoret for å lage bilder. Designe menyer, brosjyrer, logoer eller andre grafikkbaserte elementer kan alle gjøres i egen regi med grafikkprogramvare. Avanserte grafikkprogrammer gjør det mulig å lage detaljerte, kunstneriske bilder, med hundrevis av alternativer for å tilpasse og forbedre designen. Grunnleggende grafikkprogrammer, hvorav noen kan lastes ned gratis på nettet, er utmerket for fotoredigering og til å lage enkle grafiske bilder.

Planleggingsprogramvare hjelper frontkontoret med å holde dagen i gang. Denne typen programvare er ekstremt nyttig på medisinske kontorer, eller i enhver organisasjon der den daglige aktiviteten er basert på en serie møter eller avtaler. Brukere kan legge inn informasjon om tid og dato for en avtale, samt informasjon om klienten eller kunden og personen han eller hun skal møte. Å bruke et planleggingsprogramvare kan bidra til å sikre at enhver vet hvor han eller hun skal være i løpet av dagen, og kan bidra til å takle kanselleringer eller endringer effektivt.

Maskinrelatert front office-programvare hjelper brukere å koble datamaskinen til eksterne enheter. Dette kan omfatte programvare for skannere, skrivere, fakser og til og med telefonsystemer. De fleste eksterne enheter kommer med egen programvare, og maskiner er kanskje bare kompatible med datamaskiner som har den medfølgende programvaren installert.

Mange butikker og butikkfasiliteter bruker nå databaserte kassasystemer, som krever spesifikk programvare. På et front office kan kontantregisterprogramvare være nyttig hvis kontoransatte forventes å håndtere kontanter og kredittransaksjoner regelmessig. Hotellfrontkontorer, for eksempel, håndterer ofte betaling for rom og tjenester under innsjekking. Siden de fleste arbeidstakere på etableringsnivå ikke er kjent med kassasystemprogramvare, er gode opplæringsprogrammer nødvendige for å hjelpe dem med å komme seg opp og redusere feil.

Hotell, restauranter og utleietjenester kan også bruke front office-programvare som spesialiserer seg på administrasjon av reservasjoner. Denne typen programvare kan forbedre effektiviteten ved å sørge for at ingenting er dobbeltbooket og at kundene kommer inn og går ut i en ordentlig flyt. Som med kassaapparatprogramvare, kan det ta noen uker å lære programvare for reservasjoner, spesielt for nye ansatte.