Hva er de forskjellige typene frontkontorarbeid?
Frontkontoret til en virksomhet er vanligvis en hubbub av aktivitet, uavhengig av typen organisasjon. En frontkontorarbeider er ofte en jack-of-all-trades, i stand til å bevege seg raskt og effektivt fra en oppgave til den neste. Noen av de vanligste typene front office -arbeid inkluderer å fungere som resepsjonist, vedlikeholde filer og poster, jobbe som en forbindelse mellom avdelinger og administrere kontorpapir. Datamaskin- og kundeserviceferdigheter er et must for de fleste typer frontkontorarbeid.
Siden frontkontoret vanligvis er det første kunder eller kunder ser når de går inn i en virksomhet, er det ofte nødvendig med god resepsjonist og kundeserviceferdigheter i frontkontorarbeidet. Ansatte må kunne gi nøyaktig informasjon til besøkende, i tillegg til å være høflige og effektive. Denne typen arbeid kan også omfatte planleggingsmøter mellom arbeidsgivere og kunder, og omsorg for VIP -besøkende med ekstra oppmerksomhet. I tillegg til å håndtere kunder personlig, front office worKers fungerer vanligvis som et telefon- eller e -postpunkt for klienter, og må opprettholde god oppførsel i begge områdene.
Innlevering og journalføring er ofte viktige deler av frontkontorarbeidet. Hvert selskap kan ha et distinkt arkiveringssystem for papir, samt flere måter å sikkerhetskopiere datamaskindata på. Frontkontorarbeidere må jobbe raskt for å lære og bruke alle arkiveringssystemer, og kan bli bedt om å trene nye arbeidere i kunsten og praksis med journalføring. Med jevne mellomrom kan ansatte i frontkontoret være involvert i arkivere filer, eller flytte dem fra et midlertidig lagringsplass på kontoret til et permanent lagringsområde utenfor stedet.
En tannlege og sykepleier som jobber i samme medisinsk praksis har kanskje ikke mye kontakt med hverandre, men begge jobber sannsynligvis i nær kontakt med frontkontoret. Siden front office -personell ofte fungerer som det sentrale knutepunktet i et selskap, myeav front office -arbeid innebærer å tjene som meklere eller kommunikatører mellom ikke -relaterte avdelinger. Det kan hjelpe frontkontorarbeidere til å få en forbannende kunnskap om hva hver avdeling administrerer, slik at henvendelser eller forespørsler fra andre avdelinger går til riktig person effektivt. Å hjelpe forskjellige avdelinger med å koordinere jevnt er en viktig måte som frontkontorarbeid bidrar til den generelle effektiviteten til en virksomhet.
Mye frontkontorarbeid innebærer opprettelse, distribusjon og styring av kontorpapir. I tillegg til papirer som genereres av kunder, for eksempel ordreskjemaer, har frontkontorarbeidere ofte ansvaret for å overføre papirarbeid på kontoret. Kjennskap til kopimaskiner, faksmaskiner, skannere og datagrafikkprogrammer er ofte nødvendig i frontkontorjobber. Siden mange selskaper bruker bransjespesifikk programvare for å lage visse typer former og poster, kan nye arbeidere bruke noen uker på å trene bare for å forstå CREation og distribusjon av kontorpapir.