Hva er de forskjellige typene arbeid på kontoret?

Frontkontoret til en virksomhet er vanligvis en hubbub av aktivitet, uavhengig av organisasjonstype. En front office-arbeider er ofte en jack-of-all-handel, i stand til å gå raskt og effektivt fra en oppgave til den neste. Noen av de vanligste typene frontkontorarbeid inkluderer å fungere som resepsjonist, vedlikeholde filer og poster, jobbe som en forbindelse mellom avdelinger og administrere kontorarbeid. Datamaskin- og kundeserviceferdigheter er et must for de fleste typer front office-arbeid.

Siden frontkontoret vanligvis er det første klienter eller kunder ser når de går inn i en virksomhet, er ofte gode resepsjonist- og kundeserviceferdigheter nødvendige i frontkontorarbeidet. Ansatte må kunne gi nøyaktig informasjon til besøkende, i tillegg til å være høflige og effektive. Denne typen arbeid kan også omfatte planleggingsmøter mellom arbeidsgivere og klienter, og omsorg for VIP-besøkende med ekstra oppmerksomhet. I tillegg til å håndtere kunder personlig, fungerer frontkontoransatte vanligvis som et telefon- eller e-postkontakt for klienter, og må opprettholde god væremåte i begge områder.

Arkivering og journalføring er ofte viktige deler av frontkontorarbeidet. Hvert selskap kan ha et distinkt arkiveringssystem, så vel som flere måter å ta sikkerhetskopi av datamaskindata på. Frontkontorarbeidere må jobbe raskt for å lære og bruke alle arkiveringssystemer, og kan bli bedt om å trene nye arbeidere i kunsten og praksis med journalføring. Med jevne mellomrom kan ansatte på front office være involvert i arkivering av filer, eller flytte dem fra en midlertidig lagringsplass på kontoret til et permanent lagringsområde som ikke er lokalisert.

En tannlege og en sykepleier som jobber i samme legepraksis, har kanskje ikke mye kontakt med hverandre, men begge jobber sannsynligvis i nærkontakt med frontkontoret. Siden frontkontorpersonell ofte fungerer som det sentrale knutepunktet i et selskap, innebærer mye frontkontorarbeid at de fungerer som formidlere eller formidlere mellom ikke-relaterte avdelinger. Det kan hjelpe frontkontoransatte å få en kortfattet kunnskap om hva hver avdeling forvalter, slik at henvendelser eller forespørsler fra andre avdelinger går til riktig person effektivt. Å hjelpe forskjellige avdelinger med å koordinere jevnt, er en viktig måte som frontkontorarbeidet bidrar til en effektiv virksomhet.

Mye frontkontorarbeid innebærer opprettelse, distribusjon og styring av kontorarbeid. I tillegg til papirer som genereres av kunder, for eksempel ordreskjemaer, er også frontkontoransatte også ansvarlige for overføring av papirarbeid mellom kontorer. Bekjentskap med kopimaskiner, faksmaskiner, skannere og datagrafikkprogrammer er ofte nødvendig i front office-jobber. Siden mange bedrifter bruker bransjespesifikk programvare for å lage bestemte typer skjemaer og poster, kan nye arbeidere bruke noen uker på å trene bare for å forstå oppretting og distribusjon av kontorarbeid.