Hva er de forskjellige fakturapapirene?
Fakturaer brukes i forskjellige bransjer som en måte å be om betaling fra en part som er involvert i en forretningstransaksjon. Mens typen fakturapapir som brukes vanligvis er opp til virksomheten som utsteder fakturaen, er det noen typer som er spesielt bra for visse bransjer. De vanlige typene fakturapapir spenner fra vanlig skriverpapir som er perfekt for en e-postfaktura, til forskjellige typer fakturamaler som kan kjøpes i en kontorrekvisita butikk.
Mange velger å bruke elektroniske fakturaer, i hvilket tilfelle de ikke engang trenger å skrives ut. De kan opprettes ved hjelp av faktureringsprogramvare, eller til og med bare generelle regneark som finnes på den typiske datamaskinen, og deretter mailet. Hvis det må lages en papirkopi, kan en faktura skrives ut på vanlig skriverpapir for journalføring. Derfor er spesifikk fakturapapir ikke alltid nødvendig.
På den annen side krever noen virksomheter at det opprettes fakturaer på stedet. For eksempel foretar entreprenører vanligvis beregninger på stedet for neste prosjekt, og skriver ned fakturainformasjonen foran kunden. I slike tilfeller er det nødvendig å legge til blanke fakturaer, og da blir typen fakturapapir som brukes viktig.
En type blank fakturabok som kan kjøpes inneholder karbonpapir, som inneholder et ark med tørt blekk holdt sammen med voks. Når det legges under ett papir og på toppen av enda et ark, lar det blekket fra det øverste papiret blø gjennom til bunnen og lage en kopi. Originalen kan overleveres kunden øyeblikkelig, noe som gjør det mulig for virksomheten å vedlikeholde den nye kopien for journalføring uten å måtte bruke en kopimaskin. Denne typen fakturapapir anses ofte som utdatert, men noen bedrifter har holdt seg til denne velprøvde metoden i mange år, og fortsetter å bruke den.
Til tross for karbonpapirens bruk har det en tendens til å flekker hendene når de håndteres, og det er grunnen til at karbonfritt fakturapapir stort sett har erstattet det. De fleste fakturabøker som selges i kontorartikler, inneholder karbonfritt fakturapapir, og har vanligvis enten to eller tre former. Bøker med to forskjellige former har en hvit kopi, som er originalen som ofte er gitt til kunden, og en gul kopi, vanligvis ført for arkiver. De med tre skjemaer inkluderer en rosa kopi i tillegg til hvit og gul, og gir en ekstra kopi av fakturaen som vanligvis gis til kundefordringer hvis relevant.