Hva er de forskjellige typene prosjektlederkompetanse?

Det kan være like mange forskjellige prosjektlederkompetanser som det er prosjektledere, eller i det minste prosjektlederteoretikere. Mange av instruktørene på prosjektledelseskurs vil dekke tre hovedtemaer: muligheten til å administrere tid, ressurser og utgifter. De tre arenaene er ikke uavhengige av hverandre, men er nyttige for å skille passende kompetanse som kreves for å lykkes som prosjektleder (PM).

Tidsstyring er vurdering av tidsplaner og frister og unngå forsinkelser. En viktig prosjektlederkompetanse i styring av tid er utvikling av en detaljert arbeidsbeskrivelse. Dette blir ofte presentert som en arbeidserklæring (SOW), inkludert et omfang som begrenser prosjektet og definerer en slutt, og en arbeidsfordelingsstruktur (WBS), som skisserer prosjektet i sammendragsoppgaver, oppgaver, underoppgaver og oppgavedetaljer eller inn i så mange nivåer som nødvendig. En grafisk fremstilling av WBS mot tid blir vanligvis utarbeidet som et Gantt-diagram eller et annet format. En statsminister er ansvarlig for utvikling og godkjenning av SOW, omfanget, WBS og tidsplanen.

For å sikre at WBS og tidsplanen er gjennomførbar, trenger statsministeren å demonstrere en annen prosjektlederkompetanse: evnen til å kommunisere med avdelingsledere uten fordelen av et rapporteringsforhold. Funksjonelle ledere er primært opptatt av ytelse på sitt eget område og mindre av integrering med andre funksjoner. Derfor bruker statsministeren både ferdigheter og en dyptgående forståelse av det totale prosjektet, det er tekniske leveranser og tidsramme og budsjett for å trekke ut detaljert informasjon som ellers kan true planen hvis den ikke blir oppdaget raskt.

Betydelig forståelse av selve prosjektet innebærer å bli kjent med eller lære alle de funksjonelle avdelingens oppgaver som har noen prosjektkostnader. Kunnskap om den juridiske holdningen til prosjektet er også nyttig, som kan omfatte prosjektets patentportefølje eller patentplaner. Funksjonelle områder som data kan samles fra inkluderer blant annet kvalitetskontroll, produkttesting, endringsledelse og prosjektering. Ingen av disse funksjonene lager faktisk produktet, men det er mange oppgaver hver av disse må utføre for å støtte prosjektet.

Ressurser refererer til hvilken som helst kilde til energi eller materiale som kreves av prosjektet eller vil hjelpe gjennomføringen av prosjektet. Anskaffelse av passende ressurser er ofte anskaffelsessjefens ansvar. Kjøpere vil ta spesifikasjoner og forsøke å bestille de materialene som tilfredsstiller kravene uten å overskride dem til best mulig pris. Innkjøpssjefen har ofte en lang historie med å kjøpe for lignende prosjekter og kjenner leverandørene og markedene godt. Ved å dra nytte av den kunnskapen og bygge videre på den til å vurdere nye leverandører, erstatte materialer eller for å forhandle bedre priser, viser en statsminister en annen prosjektlederkompetanse.

Human resources (HR) avdelingen kan være en stor ressurs for statsministeren ved å håndtere ansettelsesprosessen og hjelpe PM og funksjonelle ledere med å bestemme om passende bemanningsnivåer, ideelle kandidater og forhandle om aksept av jobbtilbud. En viktig prosjektlederkompetanse er muligheten til å oversette WBS til arbeidskraftsbehov og til slutt til stillingsbeskrivelser. HR-avdelingen har referanser for å gjøre det mulig for de funksjonelle avdelingslederne eller PM å evaluere prosjektets behov opp mot talentpoolen som er tilgjengelig.

Kostnadskontroll er avhengig av mange faktorer, inkludert de som er utenfor kontrollen av prosjektledelsen. Statsråd demonstrerer en prosjektlederkompetanse ved å avbøte risikoen ved å forvente at det vil være overskridelser, utstyrssvikt og planlegge endringer. Selv om den eksakte vanskelighetsgraden er ukjent, og det samme er tidspunktet, kan statsministeren øke det forventede gode resultatet av prosjektet ved å legge til oppsigelser, fleksibilitet og besparelser i prosjektporteføljen når muligheten blir gitt.

Regnskap og økonomi representerer også et behov for prosjektlederkompetanse. PM må forstå generelle regnskapsprinsipper, hvordan prosjektregnskapsprogramvaren fungerer, og være klar over eventuelle finansstrukturer som kan påvirke den tilfredsstillende gjennomføringen av prosjektet. Opprettelse og vedlikehold av prosjektbudsjettet er en viktig prosjektlederkompetanse. Statsministeren skal vite hvordan de skal lese budsjettet og hvordan ordrelinjene er relatert til hverandre.