Hva er de forskjellige typene av forslag format?

De forskjellige typer forslagformat som brukes, avhenger av bransjen og dens unike krav. Det er fire generelle formater som brukes når du oppretter et forretningsforslag: tilbud for tjenester, svar på forespørsel om forslag, forslag til forretningstjenester og byggeforslag. Disse forskjellige forslagformatene er designet for å gi en struktur for firmaer som ønsker å bli vurdert for en spesifikk kontrakt. Formatene er ikke regulert, og kan derfor variere litt etter firma, basert på deres krav.

Det opprinnelige forslagformatet er levert av den potensielle klienten, som sendte ut forespørselen om forslag (RFP). Dette dokumentet brukes til å gi detaljerte spesifikasjoner til et bredt spekter av leverandører. Det er leverandørens ansvar å gjennomgå RFP, bestemme om den er i stand til å oppfylle kundens krav og utarbeide et svar. Alle forslag og svar er skriftlig, og utgjør en del av den lovlige avtaleavtalen mellom en leverandør og en kunde.

Tilbud for tjenester inkluderer bakgrunn fra tjenestefirmaet, et detaljert svar på RFP-dokumentet. Inkludert i dette dokumentet er en detaljert liste over tjenestene firmaet kan tilby, og eventuelle tjenester som vil bli levert av en underleverandør. Typisk inkluderer tjenesteforslag et avsnitt om gjeldende servicekrav, løpende servicekontrakt og servicenivåavtalen (SLA). Detaljert i SLA er en liste over de nøyaktige tjenestene som skal leveres og på hvilket nivå av kompetanse. Tilgjengelige datoer for ressurser, kopier av CV, klientuttalelser og referanser er også vanlig i denne typen forslag.

Et svar på RFP-forslagets format blir vanligvis diktert av RFP selv. Den detaljerte delen av svaret må formateres for å samsvare med den faktiske RFP. Formålet med denne typen formatering er å sikre at klientene enkelt kan sammenligne forespørselen sin med svaret, og merke eventuelle avvik eller spørsmål på en spesifisert basis.

Forslagsformat for forretningstjenester er mer typisk for en salgspresentasjon. Det er ikke uvanlig at forslaget er en kombinasjon av møter og skriftlig respons. Tjenestebrosjyrer, generelle oversikter og henvisninger fra tidligere klienter utgjør hovedmaterialet i dette formatet. Det er viktig å merke seg at pris- og leveringsdetaljer vanligvis er omsettelige elementer, med flere iterasjoner som kreves før en endelig kontrakt utarbeides.

Byggeforslag er veldig detaljerte dokumenter, og inkluderer alltid tegninger, spesifikasjonsdokumenter og spesifiserte tidslinjer. I tillegg til dette detaljnivået er det ofte en kunstners gjengivelse av det foreslåtte produktet, eller en tredimensjonal modell for å hjelpe klientene til å visualisere sluttresultatet.