Hva er de forskjellige typene virtuell assistentprogramvare?
Blant de forskjellige typene virtuell assistentprogramvare er tekstbehandlingsprogrammer, tidssporingsprogrammer og bokføringsprogramvare. Andre typer inkluderer de som støtter virksomhetskommunikasjonsinnsats, for eksempel e-post og direktemeldinger. Virtuell assistentprogramvare kan også inneholde mer spesialiserte programmer, for eksempel de som brukes til å få tilgang til eiendomsoppføringer, rettsdokumenter eller kredittrapporter.
For å gi støttende teknisk assistanse, forenkler virtuell assistentprogramvare visse prosesser som kan utføres ved hjelp av en datamaskin, for eksempel planlegging av avtaler og overvåking av innkommende telefonmeldinger. Teknologi som dette brukes av uavhengige entreprenører som leverer fjernhjelp til små, mellomstore og store bedrifter. Programvare kjøpes ofte av en virtuell assistent som jobber fra et hjemmekontor eller kan gis til assistenten av en klient eller arbeidsgiver, spesielt hvis den virtuelle assistentprogramvaren som trengs, brukes til en spesialisert forretningsnisje.
En av de mest grunnleggende typene virtuell assistentprogramvare er et tekstbehandlingsprogram. Slik gjør det mulig for en virtuell kontorassistent å utarbeide forretningskorrespondanse og regneark for å dele med bedriftseiere og klienter. I tillegg til dette grunnleggende forretningsnettet bruker de som tilbyr administrativ assistanse ofte e-postprogrammer og direktemeldinger for å kommunisere med klienter og deres kunder, når det er nødvendig. Noen kommunikasjonsprogramvare bruker til og med avatar-teknologi for å simulere personlige samtaler.
De fleste virtuelle assistenter tilbyr en rekke tjenester, alt fra enkel dokumentforberedelse til bokføringsassistanse og klientkommunikasjon. Siden tjenester leveres av ekstern assistanse, er det viktig at programvare for virtuell assistanse er nøyaktig og holdes oppdatert. I tilfeller der programvare må brukes av klienten så vel som en assistent, er det viktig at begge bruker samme type programvare, eller i det minste programvare som er kompatibel med andre datasystemer.
De som yter kreativ hjelp, kan også bruke skrivebordsutgivelsesprogramvare. Med dette kan en virtuell kontorassistent utarbeide brosjyrer, visuelle presentasjoner og nyhetsbrev, samt en rekke andre nyttige forretningsverktøy. En travel gründer vil ofte ansette en virtuell assistent som spesifikt kan håndtere disse aktivitetene, spesielt når den blir presset for tid eller når han mangler ferdigheter til å betjene slik programvare.
Virtuell assistentprogramvare som holder oversikt over tid brukt på administrative og støttende oppgaver er viktig, spesielt for assistenter som har flere forskjellige klienter eller som betales per time eller per oppgave. Noen programmer lar klienter eksternt overvåke en assistents arbeidstid. I disse tilfellene må virtuell assistentprogramvare som gir tidssporing installeres på en klients datamaskin, så vel som på en assistents datamaskin. Noe programvare kan til og med tillate en klient å se hva en virtuell assistent jobber med mens hun eller han bruker tid til en bestemt oppgave.