Hva er de forskjellige måtene å ta inventar på?
Å ta varebeholdning er en del av den grunnleggende prosessen med ansvarlig virksomhetsstyring og kontroll. Ved periodisk å utføre en fysisk telling, er det mulig å sørge for at alle relevante elementer blir korrekt redegjort for, og at gjeldende dokumenter relatert til varelagerets verdi er nøyaktige. Her er noen av de forskjellige måtene selskaper har administrert denne typen materialkontroll gjennom årene.
En tid-respektert tilnærming til å ta inventar er kjent som en syklus teller. Brukt i mange år i tekstilplanter, krevde denne tilnærmingen å utføre regelmessige fysiske varelager av en del av materialene som er lagret i forsyningsbutikker på plantenivå. Mange tekstilbedrifter administrerer forsyningene sine ved å bruke det som kalles materialkoder, som ganske enkelt er en enkel måte å kategorisere forskjellige komponenter og materialer som er knyttet til funksjonen til en gitt avdeling i anlegget.
Et typisk antall sykluser vil identifisere et begrenset antall materialkoder som skal lagres hver kalendermåned. De valgte materialkodene ville være gjenstand for en fysisk telling, hvor hver enhet av hvert element er oppført under disse kodene fysisk talt. Resultatet av antall sykluser blir sammenlignet med poster som er ført over kvitteringer og utgaver av disse varene, og eventuelle forskjeller mellom de to blir notert og avstemt. Antall sykluser er vanligvis strukturert slik at hele beholdningen kan telles fysisk i løpet av året, og kan ofte gjøre prosessen med å gjøre en årlig full avstemmingsmateriell avstemming mye enklere.
Takket være bruken av moderne programvare, er det også mulig å raskt ta en oversikt over en valgt gruppe av elementer med stor letthet. For eksempel er det veldig enkelt å generere en utskrift av mengden kontorrekvisita som skal være tilgjengelig. Den trykte rapporten vil gjenspeile hvor mye av hvert element som fremdeles skal vente på utstedelse til en gitt avdeling, fra datoen for rapporten trekkes. Denne tilnærmingen krever at alle kvitteringer og utgaver registreres i databasen før rapporten genereres. Ellers vil tellingen være av.
Mange selskaper bruker en prosess som er veldig avhengig av bruk av FIFO og LIFO. Forkortelser for henholdsvis først i siste ut , og sist til først ut , avhenger av denne typen lagerstyring nøyaktig registrert når varene kommer, og når de blir utbetalt til en gitt avdeling i selskapet. Med denne tilnærmingen blir de gjenværende enhetene til en gitt vare fysisk sjekket etter at dagens kvitteringer og utgaver er lagt inn i forsyningskjededatabasen. Denne prosessen gjør det ofte mulig for små bedrifter som trenger å holde varelager til et minimum for skatteformål, alltid å vite nøyaktig hva de har for hånden, og å iverksette tiltak hvis ikke en betydelig mengde av en gitt vare kan redegjøres for.
Inventareprosesser kan være veldig forseggjorte eller veldig enkle, avhengig av bedriftens behov. Ved å velge riktig type sporingssystem og programvare, og være flittige med å telle enheter regelmessig, er det mulig å sikre at materialpostene holdes nøyaktige til enhver tid. Dette gjør det lettere å verdsette alle typer varelager, fra råvarer til ferdige varer, enn det ellers ville vært.