Hva er trinnene for avstemming av hovedbøker?

Avstemming av hovedbøker er et kritisk skritt for å sikre at organisasjonens økonomiske aktiviteter er blitt korrekt registrert, slik at organisasjonens regnskap kan stole på som en nøyaktig gjenspeiling av dens økonomiske tilstand. Forsoning i seg selv refererer til å sammenligne forskjellige poster med det formål å sikre at tallene er nøyaktige og enige, og når de ikke er det, å bringe dem til enighet. På samme måte som å avstemme ens personlige sjekkhefte, innebærer generell hovedbokavstemming å verifisere at alle organisasjonens transaksjoner i perioden ble korrekt registrert. Å avstemme med en hovedbok er selvfølgelig mye mer komplisert og ofte datastyrt. Likevel kan avstemmingen av et stort foretaks hovedboks noen ganger ta dager.

Det første trinnet i prosessen med hovedavstemming avstemming er å sikre at de som er ansvarlige for forsoningen ikke er involvert i regnskapet. Det er viktig å ha et system med kontroller og avveininger for å forhindre svindel eller underslag. På samme måte bør det føres en samtidig permanent registrering av alle transaksjoner. For eksempel skal alle inntekter umiddelbart registreres og deponeres daglig i banken. Forskjeller mellom beløp som er satt inn i banken og inntektene kan ganske enkelt være geistlige feil, men kan også avdekke uredelig aktivitet.

Summen av oppføringer i datterselskapene blir bokført til "avstemming av kontoer" i hovedboken. Oppføringer i datterselskapets hovedbøker, for eksempel leverandørgjeld eller kundefordringer, skal sammenlignes med deres underlagsdokumenter, og summen av oppføringer i hver datterselskapsbok skal sammenlignes med deres tilsvarende oppføring i hovedboken. Det er en rekke forskjellige mulige feil som kan gjøres når du legger ut til en hovedbok, og de fleste av dem innebærer ikke svindel eller underslag. For eksempel kan poster legges inn med riktige kontantbeløp, men til feil konto, eller tallene i en kontering kan overføres. En grundig generell avstemmingsforening bør avdekke disse feilene. Når det oppdages feil eller avvik, bør de ikke korrigeres, men registreres separat og legges ut som avstemmende oppføringer.

En av de viktigste hovedavstemmingene er kontantavstemmingen, som sammenligner hovedbokoppføringer mot bankinnskuddsregister. Selv om feil som er avdekket på dette stadiet kan være enkle geografiske feilberegninger, bør de tas svært alvorlig; hvis ikke de blir fanget, kan de føre til en feilinformasjon om selskapets økonomiske stilling i årsregnskapet, som helt trekkes fra hovedboken.

Et annet viktig element i hovedbokavstemmingen er prøvebalansen, som ganske enkelt er å sammenligne summen av alle debiteringer med summen av alle studiepoeng. Hvis de to totalen ikke er like, er regnskapet ikke i balanse, og i det minste må feilen spores opp og foretas en korrigerende oppføring.

Spesielt i en stor organisasjon er det uvedkommende å vente på at utarbeidelsen av regnskapet for å forene hovedboken. I stedet bør avstemming av hovedbokskontoer skje fortløpende etter hvert som det legges ut, og komponentene som består av datterselskaper, bør gjennomgås og avstemmes så ofte som mulig. En prøvebalanse bør også tas så ofte som mulig, men ikke under en gang i måneden.