Hva er trinnene for avstemming med små kontanter?

Små kontanter er et lite beløp et selskap vil holde på hånden for uvesentlige utgifter. Små kontant avstemming er prosessen med å se på kvitteringene for små kontantutgifter og sammenligne det totale tilbake til det opprinnelige kontantbeløpet. Trinn inkluderer ofte å gjennomgå individuelle småkravforespørsler, analysere kvitteringer for brukt penger, balansere kontantene, legge ut journalposter og fylle ut pengene. Regnskapsavdelingen håndterer vanligvis disse pliktene, selv om små selskaper kan stole på eiere eller en sekretær.

De fleste selskaper krever at ansatte skal fylle ut et lite dokument eller be om småkontanter. Dette kan trenge ledelsesgodkjenning slik at selskapet unngår å gi ut penger til ikke-forretningsformål. Dette hjelper også regnskapsførere å spore hvem som har små kontantfond og følge opp med disse personene for å sikre at pengene ikke blir stjålet av den ansatte. Småkontantforespørselen vil også gå tilbake til regnskapsfører sammen med resterende kontanter og kjøpskvittering for småkontantavstemming.

Regnskapsførere må analysere kvitteringene nøye når de går gjennom småkontantavstemmingen. Dette gjør det mulig for regnskapsførere å oppdage om pengene ble brukt på feil måte eller at varer som ble kjøpt ikke var nødvendig av selskapet. Den grunnleggende prosessen for å avstemme individuelle kvitteringer er å matche den opprinnelige forespørselen om midler til resterende kontanter og kvittering. Når den er fullført, vil regnskapsfører forene alle småkassa.

Avstemningen med småkassa innebærer å ta startbalansen i småkassen og trekke fra de totale utgiftene basert på de returnerte kvitteringene. Regnskapsføreren kan deretter legge opp kontantene som er i boksen og sammenligne dette med det beregnede tallet. Hvis tallene stemmer overens, er småkontantavstemmingen fullført. Forskjeller kan kreve at regnskapsfører finner feilen og oppdager om kontantene er høyere eller lavere enn det beregnede tallet. Bedrifter kan ikke se disse forskjellene som vesentlige, noe som resulterer i en ufullstendig avstemming.

Når mottaksmatchingsprosessen er fullført, vil regnskapsføreren opprette en journalpost for å legge utgiftene til regnskapshovedboken. Store organisasjoner kan legge inn beløpet på en annen utgiftskonto. Små bedrifter vil kanskje ønske å skille utgiftene slik at de ikke har store diverse utgiftskontoer. Når bokføreren er lagt ut, vil inngi en forespørsel om å fylle opp småkassa. Dette innebærer vanligvis å sende en sjekkforespørsel til den regnskapsavdelingen, be om autorisasjon fra eieren eller lederen og innløse sjekken i selskapets bank. Midlene vil da gå i kassen for fremtidig bruk.