Hva er trinnene for små kontantavstemming?
Petty Cash er et lite beløp et selskap vil holde på hånden for uvesentlige utgifter. Petty Cash Reconciliation er prosessen med å se på kvitteringene for småkontantutgifter og matche totalen tilbake til det opprinnelige kontantbeløpet. Trinn inkluderer ofte gjennomgang av individuelle småkontantforespørsler, analysere kvitteringer for penger brukt, balansere kontantene, legge ut journalpostene og fylle på pengene. Regnskapsavdelingen håndterer vanligvis disse oppgavene, selv om små selskaper kan stole på eiere eller en sekretær.
De fleste selskaper krever at ansatte skal fylle ut et lite dokument eller be om små kontanter. Dette kan trenge ledelsesgodkjenning slik at selskapet unngår å gi ut penger til ikke-forretningsformål. Dette hjelper også regnskapsførere med å spore hvem som har små kontantmidler og følger opp med disse personene for å sikre at pengene ikke blir stjålet av den ansatte. Den små kontantforespørselen vil også gå tilbake til regnskapsføreren sammen med resten av kontanter og kjøpskvittering forPetty Cash Reconciliation.
Regnskapsførere må nøye analysere kvitteringene når de går gjennom den små kontantavstemmingen. Dette gjør at regnskapsførere kan oppdage om pengene ble brukt på feil måte eller at det ikke var behov for varer som ble kjøpt. Den grunnleggende prosessen for å avstemme individuelle kvitteringer er å matche den første forespørselen om midler til rester av kontanter og kvittering. Når regnskapsføreren er fullført, vil forene hele små kontantfond.
Petty Cash Reconciliation innebærer å ta startbalansen i småkassen og trekke fra de totale utgiftene basert på de returnerte kvitteringene. Regnskapsføreren kan deretter legge opp kontantene som for øyeblikket er i boksen og sammenligne dette med det beregnede tallet. Hvis tallene stemmer overens, er den små kontantavstemmingen fullført. Forskjeller kan kreve at regnskapsføreren finner feilen og oppdager om kontantene er høyere eller lavere ennden beregnede figuren. Bedrifter ser kanskje ikke disse forskjellene som materiale, noe som resulterer i en ufullstendig forsoning.
Når kvitteringsmatchingsprosessen er fullført, vil regnskapsføreren opprette en journaloppføring for å legge ut utgiftene til regnskapsboken. Store organisasjoner kan legge inn beløpet på en diverse utgiftskonto. Små bedrifter kan ønske å skille disse utgiftene, slik at de ikke har store diverse utgiftskontoer. Når regnskapsføreren er lagt ut, vil regnskapsføreren sende inn en forespørsel om å fylle på små kontantmidler. Dette innebærer typisk å sende en sjekkforespørsel til avdelingen for betaling av kontoer, og ber om autorisasjon fra eieren eller lederen, og innkassere sjekken i selskapets bank. Midlene vil deretter gå inn i kassen for fremtidig bruk.