Hva trenger jeg å vite om etikett for e-post til virksomheten?
Siden så mye virksomhet nå drives via e-post, er forståelsen av e-postetiketten av virksomheten av stor verdi. Noen få retningslinjer du må huske på er å kjenne sitt publikum, holde kommunikasjonen kort og til poenget, og holde forretningsadresse som ligner vanlig firmapost. Innenfor disse retningslinjene for e-postetikett for virksomheten er det flere unntak.
Hvis man svarer på et jobbspørsmål, eller en forretningsstilling, må du forsikre deg om når det er mulig om man kan sende vedlegg. En bedrifts-e-post som svar på en annonse for en jobb, bør egentlig være et følgebrev. De fleste annonser vil angi om du vil legge ved en CV eller klippe og lime CV-en. Noen selskaper vil ikke åpne vedlegg og vil slette e-post med vedlegg.
Når et vedlegg er akseptabelt, må du også være sikker på at det ikke har stor lengde. Å sende noe over 150 000 kroner er i de fleste tilfeller ansett som et stort brudd på e-postetiketten for virksomheten. Imidlertid kan et prosjekt som to personer jobber sammen av og til kreve grafikk eller prosjektfiler som tar mer plass. Bare kontroller om forretningsforbindelsen ønsker at disse skal sendes via e-post. Han eller hun foretrekker kanskje en kopi av en sneglepostplate for å kutte ned hvor lang tid det tar en e-post å laste.
E-postetikett for bedrifter antyder å bruke formalitet til å adressere mennesker. Generelt, ta kontakt med folk som man ville gjort hvis man snakket med personen. Hvis man vanligvis henvender seg til noen som Mr. Brown, må du ikke begynne et brev ved å bruke Mr. Browns fornavn. Hvis man vanligvis kaller Mr. Brown ved fornavnet, tillater etikett med e-postadresse den mindre formelle adressen.
Der man ikke er kjent med den gifte statusen til en kvinne, foreslår e-postetikett for virksomheten begrepet Ms. Et unntak fra dette er e-post til leger. I dette tilfellet bruk den formelle tittelen til Dr.
Sørg for å inkludere en bestemt emnelinje angående innholdet i e-posten. Dette kan være "Svar på stillingsannonse nr. 1351 på Craigs liste", eller "La oss møtes denne uken for å diskutere alternativene våre." Forsikre deg om at emnet gjenspeiler materialet du har tenkt å presentere.
Bedrifts-e-post trenger ikke kreativ tegnsetting, smilefjes eller andre blomstrer som kan oppstå i tilfeldig e-post mellom venner. Den skal også være fri for chatforkortelser. To nære forretningsforbindelser kan inkludere dem i e-postene sine, men generelt er det formelt bedre.
Hvis du vil kutte ned på plassen, må du ikke sitere alt materiale som er sendt av noen andre. Klipp ut, lim inn og sitér bare korte biter med materiale når det er relevant. Hvis materialet ikke er relevant, må du slette sitert materiale før du svarer på en melding. Hold også eget materiale kort og poenget.
Etikett for e-post i virksomheten krever videre at man kommuniserer ved hjelp av god grammatikk, godt konstruerte setninger og ord med riktige stavemåter. Hvis man ikke er sterk på disse områdene, kan kommunikasjon se ganske tåpelig ut og få en til å virke mindre intelligent. Sørg for å stave og grammatisk sjekke materiale, og les det deretter om igjen, høyt, for å bekrefte at det er fornuftig. Hvis grammatikk fortsatt er et problem, bør du vurdere et kurs i bedriftsskriving for å forbedre skriftlig kommunikasjon.
Til slutt, ikke legg forretningsforbindelser til ens vitseliste. Dette er et klart brudd på e-postetiketten for virksomheten. Hvis en jobber med noen som liker vitser, kan du be om deres private e-post for å legge til listen. Du må heller ikke videresende e-post til et forretningsforbund. Hvis en mottar en virusvarsel, må du sjekke nettsteder for hoax før du sender dette videre til forretningsforbindelser. De fleste virusvarsler som sendes via e-post er smaksprøver og forårsaker unødvendig alarm, eller tar plass i det som skal være en forretningsorientert postkasse.