Hva gjør en Back Office Manager?

En back office manager er en profesjonell ansvarlig for å føre tilsyn med arbeidet som utføres av enkeltpersoner i avdelinger som HR (HR), regnskap og informasjonsteknologi (IT). Begrepet "back office" beskriver alle funksjonene som støtter en operasjon, men som ikke har direkte tilknytning til kundeservice, selv om de har stor innvirkning på kundeforhold. Disse lederne er ansatt i en rekke forskjellige felt, for eksempel medisinsk industri, industri og finans, så deres oppgaver varierer, avhengig av hvilket felt han eller hun jobber i.

I de fleste tilfeller forventes en back office-manager å ha bakgrunn i et felt som matematikk, regnskap eller ingeniørfag. I noen bransjer vil han eller hun imidlertid trene innen mer spesialiserte felt. En i finansnæringen, for eksempel, har sannsynligvis utdannings- og arbeidserfaring med å føre tilsyn med finansielle tjenester. På samme måte kan en medisinsk fagpersonell ha erfaring innen et felt som sykehusadministrasjon.

Når fagpersoner henviser til back office, kan det hende de refererer til en av en rekke forskjellige funksjoner. En leder som har spesialisert seg på menneskelige ressurser, for eksempel, kan være ansvarlig for å se at ansattes poster er korrekt arkivert og nøyaktig. De som har tilsyn med IT-drift, derimot, kan utforme nettverk og utføre oppgraderinger som lar programvaren kjøre jevnere. En regnskapssjef utfører ofte oppgaver som å føre tilsyn med revisjonsprosesser for å sikre at de følger selskapets retningslinjer og er i samsvar med forskrifter.

Mens fagpersoner i frontkontoret er ansvarlige for å ha direkte kontakt med kunder, utfører fagpersoner i backoffice mye av arbeidet som påvirker kundeservicen. En back office-leder i det medisinske feltet kan registrere og hente pasientjournaler. I produksjonsindustrien kan lederen være ansvarlig for å legge inn bestillinger og foreta budsjetter til prosjekter som resulterer i produksjon av varer som selges til kunder.

Ledere av back office har ofte store kommunikasjonsevner. De kan konsultere ledere fra front office og ledere for å diskutere strategier, mål og forventninger. Det er også vanlig at en fungerer som veileder for visse avdelinger. En IT-sjef, for eksempel, bortsett fra å føre tilsyn med data- og telekommunikasjonsprosesser, kan trene og delegere oppgaver til IT-ansatte. I noen tilfeller vil han eller hun kommunisere med klienter som er ulykkelige eller som har problemer som representantene for front office ikke kan løse.