Hva gjør en back office-stab?

Ansatte i frontkontoret har en tendens til å få oppmerksomheten, fordi det er de kundene ser når de betaler for varer i et register eller ber om hjelp på et sted hvor virksomheten er; ansatte i back office er ikke så synlige, men de er like viktige. Noen av de generelle oppgavene som ansatte i back office utfører er geistlige, inkludert besvarelse av telefonsamtaler, men disse kommer vanligvis fra andre ansatte. De tre store avdelingene som generelt utgjør et back office er teknologiavdelingen, som jobber med å lage nye dataprogrammer og vedlikeholde programmene som allerede er i bruk; regnskapsavdelingen, som håndterer en virksomhets økonomi; og menneskelige ressurser.

Mens de fleste ansatte i back office er høyt trente fagfolk, vil mange arbeidere i dette området utføre generelle geistlige oppgaver. De kan kopiere dokumenter, fakse og sende e-post til andre ansatte eller ledere, og organisere filer. Noen vil også svare på telefoner, men disse samtalene kommer sjelden fra forbrukere; mer typisk er de fra andre ansatte eller ledelse. Hvis en kontorist må svare på telefonsamtaler, kan han eller hun også ha ansvaret for å overføre samtaler fra en medarbeider til en annen.

Bedrifter trenger generelt teknologi, for eksempel programmer som kontrollerer kassaapparater, databaseprogrammer og systemer for å bestille produkter fra produsenter eller lager. Den teknologiske delen av back office-ansatte er belastet med to vanlige oppgaver. Disse ansatte må vanligvis jobbe med å endre og forbedre dagens systemer, slik at virksomheten kan fungere raskere. En annen vanlig oppgave er å opprettholde dagens teknologi ved å tilby støtte til front- eller midtkontoransatte hvis teknologien ikke fungerer som den skal.

Hvis en medarbeider i back office tilhører regnskapsavdelingen, er vedkommende ansvarlig for å håndtere økonomi. Mange av disse arbeiderne utfører lønnsoppgaver, som å sikre at alle blir betalt rettferdig og verifisere arbeidstimer. Disse ansatte vil også lage økonomiske rapporter for å vise andre ansatte om selskapet skal opp eller ned, og de sikrer at alle leverandører blir betalt.

Ansatte i back office som tilhører personalavdelingen vil hjelpe ansatte hvis det er noen klager eller problemer med en jobb. Disse arbeiderne har også ansvar for å ansette og til tider trene nye ansatte. Hvis ansatte er engasjert i uetisk oppførsel, er det opp til disse arbeiderne å advare, og de vil være ansvarlig for å skyte ansatte som ikke følger advarsler.