Hva gjør en møtefasilitator?

En møtefasilitator kan fylle ulike roller, avhengig av møtetype. For eksempel kan han være ansvarlig for å registrere protokoller og sørge for at taler, diskusjoner eller presentasjoner holdes til deres tildelte tider. Noen møter kan dreie seg om kontroversielle eller emosjonelle temaer, så tilretteleggeren kan fungere mer som en møtemoderator i dette tilfellet. Et annet typisk ansvar for en møtefasilitator er å holde dialogen relevant ved å pause eller endre retning når samtalen kommer utenfor sporet. Generelt hjelpemidler og guider han prosessen uten å prøve å påvirke resultatet.

Organisasjoner planlegger møter av forskjellige årsaker. De er standard prosedyre for mange typer virksomheter, mens andre kan ha møter sjeldnere. Typene av samlinger kan variere fra ukentlige personalmøter til bedriftsretreat som varer i flere dager. Møter kan finne sted på kontoret, på et sted utenfor stedet og til og med online. En møtefasilitator kan være en ansatt, for eksempel en administrativ medarbeider, eller han kan være en ekstern konsulent ansatt spesifikt for å organisere og gjennomføre møter.

I forkant av møtet vil en møtefasilitator vanligvis forberede seg ved å identifisere og forske på relevante spørsmål. Han kan lage dagsorden og kommunisere med møtedeltakerne, informere dem om detaljene og gi forhåndsinformasjon, for eksempel temaer for diskusjon. Ofte tar fasilitatorene seg av logistiske detaljer som å sette opp møteplassen med nødvendigheter som møbler, forsyninger og forfriskninger.

Møtelederen, ofte kalt moderator, kan ha en liste over spørsmål eller diskusjonsspørsmål. Han starter vanligvis dialogen og kan holde tiden og skifter emnet for å fremme diskusjonen når det er nødvendig. Ofte har han ikke eierandel i utfallet, men fungerer som en upartisk agent for organisasjonen. Han kan delta ved å oppmuntre til diskusjon og hjelpe enkelte individer å bidra. I tillegg til å ta personlige notater, kan han også bruke et stort brett eller andre visuelle hjelpemidler for å supplere diskusjonen og utvide ideene.

En møtefasilitator fungerer ofte også som møteopptaker. Han vil kanskje ikke delta i dialogen, men hans viktigste funksjon er å registrere protokollen. Dette gjøres vanligvis ved å skrive eller skrive dem for hånd, eller ved å bruke et opptaksapparat. Senere kan opptakeren transkribere notatene og distribuere møteprotokoller eller rapporter.

Et kjennetegn ved en god møtefasilitator er evnen til å være upartisk. Å demonstrere oppmerksomhet på detaljer og hjelpe deltakerne å følge sine tildelte tider mens de gjør fremskritt mot de uttalte målene er andre nyttige ferdigheter. Generelt inkluderer ledelse av effektive møter også vilje fra møtefasilitatoren til å følge opp med deltakerne og hjelpe dem med å iverksette tiltak mot de målene de skisserte.