Hva betyr "innsatsnivå"?

Nivå av innsats er støtte tilknyttet et prosjekt eller prosess som ikke fører direkte til et ønsket resultat, men som fortsatt spiller en kritisk rolle. Det kan omfatte et utvalg av oppgaver, og ofte trenger personell å gjenta disse oppgavene regelmessig. Dette krever ansattes tid og må budsjetteres i timeplaner, samtidig som det veier behovet for å holde ansatte fokusert på aktiviteter med et konkret og målbart mål. Veilederne kan bestemme nivået av innsats som er nødvendig for et gitt prosjekt og kan ta beslutninger om hvordan man budsjetterer personaltid.

I noe som prosjektutvikling, regnskap, skaffe forsyninger, ringe og lignende aktiviteter er alle eksempler på innsats som er nødvendig, men bidrar ikke direkte til å fullføre et prosjekt. Regnskapsførere som forsoner poster fungerer ikke direkte på en bro, for eksempel, men tjenestene deres er nødvendige for å få gjennomført prosjektet. Støttepersonell som administrative assistenter utfører ofte mange slike oppgaver, der de driver med aktiviteter, men ikke fullfører prosjekter eller oppnår spesifikke mål.

Dette kan også komme opp i produksjonen, der rutinemessig vedlikehold, arbeid for utstyr og så videre er nødvendig for å kunne fortsette arbeidet, men de bidrar ikke til arbeidet. Å olje et transportbånd for å sikre at det beveger seg jevnt, resulterer ikke i for eksempel flere produkter. Nivå av innsatsoppgaver må kanskje skje utenfor den vanlige arbeidsplanen slik at de ikke forstyrrer; mannskaper kan komme inn tidlig eller forlate sent, for eksempel, slik at de kan jobbe med utstyr uten å forstyrre produksjonen.

Et problem med disse oppgavene er at verdien av dem kan være vanskelig å måle. En ansatt kan insistere på at oppgaver er nødvendige, potensielt å spise opp tid med dem, og det kan være vanskelig å si om de gir ekte støtte eller bare er opptatt. For bedrifter som er opptatt av effektivitet hos ansatte, kan det være viktig å utvikle metoder for å vurdere innsatsnivå. Dette kan omfatte gjennomgang av totale arbeidstimer knyttet til et prosjekt, intervjue ulike deltakere i prosjektet for å se om de får tilstrekkelig støtte, og be veiledere om å utvikle detaljert dokumentasjon om støttetjenestene som er nødvendige for et prosjekt eller en produksjonsprosess.

Ansatte kan finne administrative oppgaver som kjedelige og frustrerende. Uten klart resultat eller mål, kan de føle at de ikke bidrar med noe av verdi, eller kan være tilbøyelige til å kutte hjørner siden deres arbeid ikke er umiddelbart målbart. Veilederne må være våken over dette slik at de kan gripe inn etter behov.