Hva gjør anskaffelseslederen?

Innkjøpssjefen fører tilsyn med alle aspekter av selskapets innkjøpsvirksomhet. Hun gir generelt endelig godkjenning av hva hver avdeling kjøper for å opprettholde daglig drift. Dette kan omfatte anskaffelser så små som papirklipp til store kjøp av kapitalvarer, for eksempel kjøretøy, tungt utstyr og produksjonsmaskiner og verktøy. Innkjøpsforespørsler inkluderer også jevnlig immaterielle kjøp som leverandør og servicekontrakter. Driftsutgifter, sammen med vedlikeholds- og reparasjonskostnader, krever ofte også godkjenning fra sjefen for anskaffelser.

Når man vurderer kjøpsforespørsler, må anskaffelseslederen generelt tenke på en rekke faktorer. Bortsett fra enkle budsjettbegrensninger, må hun ta hensyn til en avdelingens tidligere resultat og om de riktig og effektivt brukte midlene som ble godkjent. Vanligvis må hun analysere behov fremfor ønsker og vurdere langsiktige konsekvenser av beslutningene hennes for å godkjenne eller avslå kjøpsforespørsler. Hver gang en nektelse av midler oppstår, er sjefen for anskaffelser ofte påkrevd for å rettferdiggjøre beslutningen hennes.

Basert på det vanskelige ved mange av forespørslene, krever det å være sjef for anskaffelser ofte muligheten til å tolke kontrakter nøyaktig og bestemme deres langsiktige eller mindre synlige implikasjoner. Solid kunnskap om kontraktsrett kan være svært nyttig, og det samme er kjent med omdømme fra selskapene og enhetene som er involvert. Innkjøpssjefen vurderer fakta så vel som mer tvetydige implikasjoner når hun skal ta beslutninger om økonomisk tildeling.

Avhengig av virksomhetens art, kan en person i denne stillingen måtte vurdere mange faktorer ved anskaffelsesforespørsler. Disse problemene kan omfatte gjennomgang av forskjellige karakterer og typer forespurt materiale for å finne ut hvilke valg som er mest kostnadseffektive uten at det går ut over kvaliteten. Analyse av prissettingstrender som kan påvirke tidspunktet for kjøp kan også være en del av jobben, samt gjennomgå nasjonal og regional politikk og prosedyrer som kan påvirke anskaffelsesbeslutninger.

Hvis sjefen for anskaffelser jobber for et firma med mange filialer eller datterselskaper som opererer under en felles bedriftsmyndighet, kan det være nødvendig å kjøpe inn bulk eller samarbeid. Dette vil kreve at anskaffelseslederen konfererer med avdelingslederne for å avgjøre om et veldig stort kjøp av varer eller tjenester vil være lukrativt. Hun kan også kommunisere med nøkkelpersoner om alternativer i innkjøp som kan spare penger. Disse alternativene kan omfatte bruk av resirkulerte materialer eller alternative energikilder som kan gi besparelser i form av skattemessige avskrivninger eller rabatter som oppveier de opprinnelig høyere innkjøpskostnadene.

Krav til leder for anskaffelsesstilling varierer fra selskap til selskap. Generelt er en bakgrunn og en gradvis utdanning i regnskap, sammen med å ha en utmerket forståelse av anskaffelsesbokføringsmetoder, nyttig. Det kreves generelt ingen annen spesialisert opplæring eller utdanning. Det viktigste hensynet er en etterprøvbar bakgrunn i skjønnsmessig innkjøp som viser godt skjønn og finanspolitisk ansvar.