Hvilke faktorer påvirker kostnadene ved ERP?
Et ERP-system (enterprise resource planning) er et spesielt integrert dataprogram i virksomheter. Mens ERP-systemer vanligvis er gunstige for et selskap, kan kostnadene for implementering av ERP og fortsatt bruk variere, avhengig av flere faktorer. For eksempel er ERP-leverandøren, størrelsen på selskapet, antall ERP-moduler og brukere, kundeservice eller teknisk support bare noen få aktuelle faktorer. Heldigvis finnes det flere ERP-leverandører som gjør at selskaper kan handle bud og avtalearbeid med leverandører som kan bidra til å dempe disse faktorene.
ERP-leverandører har forskjellige tilnærminger til systemene sine. Kostnadene for ERP-applikasjoner er drevet av systemryggen, som vanligvis inkluderer menneskelige ressurser, økonomi, distribusjon og produktstyring. Disse grunnleggende modulene kan dekke store deler av selskapets standarddrift. Å bruke bare disse applikasjonene vil redusere kostnadene for et selskaps ERP-system. Bedrifter kan diskutere disse modulene med leverandører og se om ERP-ryggradene deres er de samme, eller om de tilbyr noen få forskjellige moduler eller applikasjoner.
Kostnaden for ERP avhenger også av størrelsen på et selskap. For eksempel vil selskaper med flere lokasjoner trenge et Internett-basert system for å overføre informasjon elektronisk. Dette skaper behov for sikkerhet i nettbaserte applikasjoner og bedriftens intranett. Servere, personlige datamaskiner, digitale lisenser og andre elementer kan øke kostnadene ved implementering av ERP-systemer. Flere steder kan også resultere i datamaskinvare som trengs på hvert sted, noe som øker de opprinnelige kostnadene og fremtidige vedlikeholdskostnader for ERP-systemer.
Antallet moduler som brukes av et ERP-system kan også påvirke kostnadene. Å legge til moduler for å håndtere produksjonsdata, innkjøp av forsyningskjededrift og produktstyring kan alle øke kostnadene eller ERP. Selv om disse modulene kan tilføre selskapet mer verdi, øker de kostnadene etter hvert som det trengs mer maskinvare- og programvareprogrammer for å kjøre disse modulene. De gir også mer mulighet for spesialisert arbeidskraft til å kjøre disse modulene i de spesifikke områdene i selskapet. I tillegg kan økte moduler føre til at flere personer trenger tilgang til ERP-systemet. Dette øker kostnadene for ERP hvis programvareleverandøren krever at selskaper betaler en pris basert på antall brukere som får tilgang til systemet.
ERP-systemer er ikke vanligvis en en-og-gjort virksomhetskostnad. Kostnadene for ERP vil fortsette i evighet fra kundeservice, teknisk support og oppgraderinger. Bedrifter må avgjøre om den første ERP-kontrakten inkluderer noen av disse gratis de første årene, eller om selskapet må betale for støtte. Noen leverandører kan inkludere en kundeservicepakke med den opprinnelige implementeringskostnaden, noe som letter supportgebyrene i noen år før selskapet må betale for support og service.