Hva skjer i et medisinsk frontkontor?

Noen av de vanligste oppgavene som foregår på et medisinsk frontkontor ligner de som foregår i andre typer frontkontorer. Slike oppgaver inkluderer å åpne og stenge kontoret hver dag, svare på telefoner og organisere og vedlikeholde et arkiveringssystem. Siden en virksomhets front office og venterom ofte er side om side, er det lett for medisinsk administrativt personell å håndtere hverdagslige typer kontorer som pasientinnsjekking, regningssamling og timeplanlegging. Ofte tar det medisinske frontkontoret seg av andre besøkende, for eksempel leveransepersonell og farmasøytiske representanter. Noen ganger hjelper resepsjonistene i et medisinsk frontkontor pasienter med å navigere fra venterommet til et eksamenslokale når det er tid for avtalen.

Det medisinske administrasjonspersonalet, eller resepsjonistene, vil åpne og stenge frontkontoret hver dag. Generelt inkluderer disse oppgavene åpning av kontoret på begynnelsen av dagen, og start av alle nødvendige systemer for kontorets rette funksjon. Disse kan omfatte å slå på telefonene og slå på datamaskiner og starte opp kontorets datasystemer. Resepsjonister kan også bli pålagt å sortere via post, skaffe underskrifter fra passende personale, administrere kassaapparatet og til og med gjøre bankinnskudd. Vanligvis er resepsjonister ansvarlige for å låse kontoret på slutten av dagen.

Gjennom dagen hjelper resepsjonistene på det medisinske frontkontoret pasienter med å sjekke inn, i tillegg til å ta betalingene og planlegge kommende avtaler før de drar. De mottar også telefonsamtaler, planlegger og planlegger avtaler om nødvendig og verifiserer hver pasients helseforsikringsinformasjon. Noen ganger vil en resepsjonist kanskje trenge å samarbeide med pasientens helseforsikringsselskap for å finne ut hvilke tjenester som er og ikke dekkes.

De fleste medisinske frontkontorer huser en viss grad av både papir- og elektroniske filer, og typisk er frontkontorets ansatte ansvarlig for å organisere slike filer og hente dem når det er nødvendig. Dette papirarbeidet kan omfatte alt fra pasientformer til kjøpskvitteringer. Generelt har medisinsk front office-personell ansvaret for å sette opp nye pasientfiler i tillegg til å oppdatere aktuelle pasientfiler og til og med stenge filer fra tidligere pasienter. Noen ganger må resepsjonister fakse, maile eller på annen måte sende pasientfiler til et annet legekontor. Mange medisinske frontkontorer håndterer faktureringsoperasjoner, men hvis kontoret er for lite eller mangler nødvendig utstyr, kan anlegget ha et annet separat kontor for faktureringssaker.

Selv om hoveddelen av det som skjer på et medisinsk frontkontor er direkte relatert til pasientene, er en god porsjon dedikert til andre besøkende. Generelt har resepsjonister i frontkontoret ansvaret for å håndtere leveranser, enten disse leveransene er på kontor eller medisinsk utstyr. Medisinsk administrativt personale avtaler ofte med farmasøytiske representanter, selv om disse til slutt snakker med leger og annet medisinsk personell før virksomheten er fullført.

Avhengig av legekontorets system, kan personalet som jobber på det medisinske frontkontoret hjelpe pasienter med å flytte fra venterommet til eksamenslokalet. Noen ganger er sykepleiere ansvarlige for å ringe pasienter fra venterommet. Men hvis et kontor er spesielt opptatt, eller ikke har nok sykepleiere, kan resepsjonisten varsle en pasient om at hans avtale er klar til å begynne og henvise ham dit han skal gå.