Hva er et forretningsscenario?

Et forretningsscenario er en oversikt over et sett av omstendigheter som kan oppstå i en virksomhetsmiljø. Et scenario er vanligvis basert på en kombinasjon av hendelser og faktorer som utgjør den nåværende situasjonen for virksomheten, og deretter forsterket med noen anslag på mulige hendelser som kan oppstå i fremtiden. Hensikten med virksomhetsscenariet er å bestemme hva som mest sannsynlig vil skje hvis visse hendelser skjer i fremtiden, slik at selskapet kan ta umiddelbare skritt for å minimere negative konsekvenser, samtidig som de også posisjonerer seg for å utnytte potensielle muligheter.

En av de enkleste måtene å forstå et forretningsscenario er å vurdere situasjonen til en kunde som ønsker å legge inn en bestilling. I løpet av denne prosessen vil kunden identifisere varene han eller hun ønsker å kjøpe, og kontorist eller annen forretningsrepresentant vil legge disse varene til ordren. I løpet av denne delen av arrangementet er det flere forskjellige scenarier som kan oppstå som et resultat av denne ordreplasseringen. Oppgaven er å avgjøre hvilken som er mest sannsynlig og sørge for at handlingsforløpet følges slik at både selskapet og kunden er fornøyd med resultatet.

Et mulig forretningsscenario for denne situasjonen er at kontorist eller selger sjekker og finner ut at alle varene på kundeordren er på lager og er tilgjengelige for øyeblikkelig forsendelse når betalingsordninger er gjort. Utfallet her er at selskapet gjør et salg og kunden kan se frem til å motta de bestilte varene uten forsinkelse. Med dette forretningsscenariet er det ingen komplikasjoner, og resultatet er gunstig for alle parter.

Et alternativt forretningsscenario er at en eller flere av de bestilte varene ikke er tilgjengelige. Her kan kontorist forsøke å avlede en mulig bivirkning ved å gjøre klienten oppmerksom på gjeldende status for disse elementene, mens han noterer seg en spesifikk fremtidig dato når den delen av ordren kan oppfylles. Hvis dette er akseptabelt for kunden, kan ordren fylles med en delvis sending nå og en annen sending senere for å fylle resten av ordren. Med dette scenariet er salget fortsatt fullført, og det er en god sjanse for at forholdet til kunden vil forbli sterkt.

Et tredje virksomhetsscenario vil innebære at en eller flere av de bestilte varene ikke er tilgjengelige, på grunn av at de ble avviklet. Her kan kontorist stole på tidligere erfaring og historie med kunden og komme med forslag til erstatninger. Tanken er å flytte fokuset bort fra det selskapet ikke lenger kan tilby og plassere det på det selskapet fortsatt har å tilby. Avhengig av hvor passende alternativene skjer, kan dette scenariet spille ut med at klienten er fornøyd med utskiftningene, og velger å fortsette forretningsforholdet. Alternativt kan virksomheten miste kunden siden den ikke lenger kan oppfylle kundens behov og ønsker. Med dette ulykkelige forretningsscenariet må selskapet håndtere et tap av kunden og inntektene som genereres fra den kontoen, vanligvis ved å søke en ny kunde med et lignende forretningsvolum.

Å komponere et forretningsscenario og følge det til en logisk konklusjon kan ofte hjelpe selskaper å identifisere situasjoner som kan utgjøre en trussel for selskapet. Alternativt kan scenariet utløse ideer som til slutt hjelper selskapet å vokse. Så lenge scenariet er basert på pålitelig informasjon, kan bruk av denne typen forretningsverktøy gå langt i retning av å hjelpe et selskap med å få mest mulig ut av tilgjengelige muligheter, og samtidig minimere resultater som vil svekke virksomheten og gjøre svikt til en sterk mulighet.