Hva er et Call Center Back Office?

Et kundesenter-back office er den delen av et call center som er viet til ulike typer administrasjons-, support- og geistlige aktiviteter som er avgjørende for virksomhetens funksjon. Som et hvilket som helst bakkontormiljø, vil dette området av en call center-drift ta opp problemer som vedlikehold av firmaaregistreringer, styring av kundefordringer og fordringer knyttet til driften, og til og med styring av grunnleggende geistlige oppgaver som bidrar til å fremme kommunikasjon mellom avdelingene og med kunder. Når call center-driften innebærer å ta bestillinger fra kunder, vil call center-kontoret vanligvis også håndtere oppgavene knyttet til ordreoppfyllelse.

De fleste av funksjonene som er knyttet til et kontorsenterkontor er de samme som med annen virksomhetsdrift. Et godt eksempel på disse funksjonene har å gjøre med regnskapsprosessen. Denne delen av et kontor vil omfatte en regnskapsavdeling som har ansvar for å administrere gjeld og fordringer på driften, inkludert oppretting og utstedelse av fakturaer til kunder og mottak av betalinger til disse kundene. Avhengig av hvilken type call center det er snakk om, kan regnskapsinnsatsen fokusere på å utarbeide og sende fakturaer til andre selskaper som legger ut visse funksjoner til kundesenteret, eller jobber med regnskapsavdelingen for firmaet som eier og driver kundesenteret for sitt eget interne formål.

Det er ikke uvanlig at et call center-kontor som kun drives til fordel for et spesifikt selskap, også skal være involvert i ordreoppfyllingsprosessen. Her mottar kundesenteret en bestilling og videresender den til oppfyllingssenteret. Derfra er produktene forberedt for levering til klienten, inkludert pakking av varene og planlegging av forsendelsen med en budtjeneste eller annen type forsendelsesenhet. Detaljene blir deretter videresendt til regnskapsavdelingen, som kan fakturere for bestillingen pluss forsendelsen på en riktig måte.

Det nøyaktige spekteret av funksjoner som håndteres av et kundesenterkontor avhenger av arten av den involverte virksomheten, samt hvordan det selskapet er strukturert. For det meste vil enhver form for administrasjons- og støtteaktivitet utført av senteret betraktes som en back office-funksjon. Når noen av disse funksjonene blir forstyrret av en eller annen grunn, kan effekten på midt- og frontkontorets drift av telefonsentralen bli betydelig påvirket, og forårsake store problemer for driften som helhet.