Hva er et kontoplan?

Kontoplaner er i hovedsak en liste over de forskjellige kategoriene for inntekter og utgifter forbundet med en organisasjons økonomi. Selv om den nøyaktige konfigurasjonen av ordrelinjene på et kontoplan kan variere litt fra enhet til enhet, er det noen få grunnleggende kategorier som finnes i omtrent hver regnskapsbok. Ytterligere kategorier kan gjenspeile arten av virksomheten som utføres av organisasjonen, for eksempel veldedige midler som er avsatt til spesifikke formål, eller eiendeler som er avsatt til et utvidelsesprosjekt tilknyttet selskapet.

Kjernegruppen kategorier som finnes i et kontoplan er ikke ulikt de som finnes i omtrent hvert husholdningsbudsjett. Disse vil inkludere slike ordrelinjer som husleie- eller pantesaldo og betalinger, grunnleggende verktøy og eventuell løpende gjeld som betales hver måned, for eksempel kredittkortsaldo. Den nøyaktige rekkefølgen på disse kategoriene kan defineres ytterligere ved etablering av en serie ordrelinjer, eller ved å følge en generell hovedboktilnærming og inkludere noen elementer under brede kategorier. Som et eksempel kan det være nyttig å strukturere kontoplanen slik at ordrelinjene elektrisitet, vann og telefontjenester alle er gruppert under kategorien verktøy, i stedet for å fremstå som frittstående kategorier.

Sammen med de grunnleggende kategoriene som er inkludert i et kontoplan, er det ofte betegnelser som er unike for den spesifikke enheten. Ideelle organisasjoner kan bruke ordrelinjer som tillater registrering av medlemskontingent, inntekter generert fra innsamlingsaktivitet eller samlinger som skal brukes til et spesifikt prosjektfond. Hos selskaper vil kontoplanen alltid omfatte fordringer så vel som gjeld som en del av strukturen. Det er ofte også kategorier som tillater ordnet sporing av skjønnsmessige midler tildelt en spesifikk avdeling eller for generell bruk av et sted i selskapet.

Mange organisasjoner velger å bruke et kontosystem som krever oppretting av både en alfa og en numerisk betegnelse for hver kategori reflektert i kontoplanen. Hvis det er underkategorier som er bosatt under hovedkategorier, blir dette vanligvis tatt i betraktning når du setter opp nummereringssekvensen som brukes i hovedbøkene. Disse samme betegnelsene vil også vises som linjeposter i både balansen og resultatregnskapet for organisasjonen. Ved å følge denne prosessen er det veldig enkelt å krysse av referansetransaksjoner og sikre at de økonomiske regnskapene forblir riktig balansert.