Hva er et avtaleforslag?

Kontraktsforslag er dokumenter utarbeidet av en leverandør eller leverandør i håp om å sikre virksomheten til en bestemt kunde. I mange tilfeller utarbeides disse forslagene som et svar på et spørsmål fra den potensielle kunden. Det endelige målet med ethvert kontraktsforslag er å etablere et kontraktsforhold mellom leverandøren og kunden som vil være i kraft i en lengre periode.

Bedrifter i alle størrelser bruker noen ganger kjøpekraften sin for å sikre spesialpriser fra forskjellige leverandører eller leverandører. Mens store selskaper rutinemessig bruker denne tilnærmingen, er det mindre virksomheter som noen ganger går sammen om kooperativer eller konsortier for å kombinere kjøpekraften deres til bedre priser. I begge disse scenariene er det ikke uvanlig at virksomheten gir ut et kjent antall potensielle leverandører det som kalles en RFP, eller Request for Proposal. Leverandøren som svarer med et kontraktsforslag som gir mest mulig fordel for kunden, sikrer vanligvis virksomheten, og forhåpentligvis etablerer hva som er et langsiktig forhold mellom de to.

Et typisk avtaleforslag vil inneholde flere viktige typer informasjon. For det første vil dokumentet gi priser, basert på kundens behov. Det er ikke uvanlig at prisingen er lavere enn standardpubliserte priser som tilbys kunder som ikke har samme kjøpekraft. Mange leverandører og leverandører inkluderer også det som er kjent som tierprising , som ganske enkelt er en prisplan som gir kunden ekstra prisavbrudd dersom produktforbruket deres innen et gitt tidsrom overstiger et visst beløp.

Et riktig kontraktsforslag vil også detaljere omfanget av støtte som leverandøren vil gi kunden. Dette kan omfatte varer som ordrebehandlingsprosedyrer, garantier ved levering av varer eller tjenester innen en bestemt tidsramme og prosedyrer for behandling av retur. Sammen med prissettingen kan det å gjøre omfanget av tjenester ofte utgjøre en stor forskjell i om forsøket på å sikre virksomheten er vellykket eller ikke.

Varigheten for kontraktsforslaget er også viktig. Å identifisere en spesifikk start- og sluttdato lar kunden forstå hvor lang tid forpliktelsen vil være i kraft. Inkludering av situasjoner som kan gjøre at hver part kan annullere kontrakten, hjelper også til å beskytte rettighetene og ansvarene til både leverandøren og leverandøren. Mange avtaleforslag inneholder også bestemmelser som gjør det mulig å utvide kontrakten automatisk, hvis begge parter er vennlige med dette alternativet.

Det er ingen riktig måte å utarbeide et avtaleforslag. Det endelige formatet avhenger mye av å bestemme hva som sannsynligvis vil tiltrekke kunden og tjene bedriften. Selv om bruk av en RFP som veikart for å utarbeide forslaget alltid er det beste alternativet, er situasjoner der det ikke er gitt noen retningslinjer for forslag det nødvendig for leverandører å undersøke kundens art og behov i detalj. Ideelt sett vil forskningen gi leverandøren mulighet til å utarbeide og sende inn et avtaleforslag som gir resonans med kunden og gjør det mulig å etablere et langsiktig forhold som er gjensidig fordelaktig.