Hva er en bedriftsinnkjøpsordre?
En bedriftsinnkjøpsordre (PO) er et dokument som sendes av et selskap til en leverandør av produkter eller tjenester. Den oppgir nøyaktig hva som blir kjøpt og til hvilken pris. Etter at leverandøren mottar og godtar innkjøpsordren, fungerer den som en kontrakt mellom selskapet og leverandøren. Innkjøpsordrer for selskaper gjør det klart mellom begge parter hva som forventes og hvor mye det vil koste.
Innkjøpsordrer går utover bare metoder for bestilling. I de fleste selskaper er innkjøpsordren det første trinnet i en regnskapsprosess. Å utstede en innkjøpsordre gjøres vanligvis av regnskapsavdelingen og vil opprette leverandørregnskapet. Det oppretter også en sporingsenhet for utestående bestillinger. I selskaper som gjør hundre eller tusenvis av kjøp hver måned, blir dette en uunnværlig sporingsmekanisme.
Fra leverandørens perspektiv gir en innkjøpsordre en klarhet og en regnskapsmekanisme. Mottak av en bedriftsinnkjøpsordre gir ikke bare leverandøren en skriftlig kontrakt med kjøperen, det blir også det første trinnet i å opprette et spor for kundefordringer. Disse innkjøpsordrene er viktige når de prøver å få finansierings- eller forretningslån ettersom leverandøren dokumenterer hvor mye penger som vil strømme inn i selskapet og når det forventes å bli mottatt.
Typiske elementer i en bedriftsinnkjøpsordre inkluderer datoen; et PO-nummer; navn, adresse og telefoninformasjon fra begge parter; og en beskrivelse av varene og tjenestene med priser og totaler. For både kjøper og selger blir PO-nummeret den viktigste sporingsmekanismen for alle bestillinger som er plassert mellom de to.
En variant av bedriftens innkjøpsordre er en stående ordre som oppretter en ordre over en periode. Dette gir mulighet for rabatt for produkter eller tjenester som ikke trenger å leveres på en gang. Denne typen PO er typisk for produkter eller tjenester som leveres med jevne mellomrom i løpet av et år. For eksempel kan det utstedes en innkjøpsordre for månedlig levering av papirforsyninger eller kvartalsvis vedlikehold av en klimaanlegg.
For mindre selskaper kan det å lage en innkjøpsordreprosess virke som overdreven, men etter at det er blitt utført riktig sparer det tid og penger. Det gir kjøpere og selgere et PO-nummer som gjør det enkelt å spore bestillinger. Det oppretter også et juridisk dokument mellom begge parter som garanterer kjøperen prisen som ble forhandlet frem og gir leverandøren et dokument som lovlig gir rett til de skyldte midlene.