Hva er en bedriftssekretær?

En bedriftssekretær er en profesjonell virksomhet som administrerer en rekke viktige oppgaver i det pågående livet til et selskap. Selv om det er en viss oppfatning at sekretæren mer er en depot som fungerer som et supplement til andre bedriftsoffiserer, er rollen som bedriftssekretær ofte bred og innebærer behovet for å utøve betydelig autoritet i en lang rekke oppgaver. En effektiv sekretær kan utgjøre en enorm forskjell i det samlede trivselen til et selskap, enten sporer virksomheten fremover eller forkrøpler driften til det å mislykkes.

I mange tilfeller er ansvaret til en bedriftssekretær definert i selskapets vedtekter. Avhengig av type selskap, kan dette ansvaret være veldig spesifikt, eller sekretæren kan få brede krefter som kan brukes i en rekke situasjoner. Bestemmelsene i vedtektene må være i samsvar med alle statlige vedtekter som gjelder for den faktiske innlemmelsen av virksomheten, en faktor som ofte vil påvirke både omfanget av sekretærens oppgaver og hvordan disse pliktene må utføres for å oppfylle gjeldende lovlige standarder.

Et hovedansvar for bedriftssekretæren har å gjøre med å sørge for at styret i selskapet har tilgang til nøyaktig informasjon og levedyktige ressurser som gjør det mulig å fungere på en måte som er i samsvar med myndighetene. Dette betyr at sekretæren må være oppdatert om alle rettsspørsmål knyttet til virksomhetens funksjon. Det er ikke uvanlig at en bedriftssekretær er en advokat som har god status med den lokale statlige advokaten, selv om det sjelden er krav om at han eller hun må være advokat. I situasjoner der sekretæren ikke er advokat, sørger virksomhetsstrukturen normalt for en slags generell rådgivning som sekretæren kan jobbe tett med, og dermed forbli oppdatert om gjeldende lover eller forskrifter.

Innenfor dette kjerneansvaret vil bedriftssekretæren føre tilsyn med aktiviteter som å sørge for at nye styremedlemmer blir utdannet til gjeldende regelverk, og varsle styret når endringer i statlige lover finner sted som påvirker driften av virksomheten. I tilfelle et arbeidsfellesskap eller til og med en mulig fusjonssituasjon oppstår, er virksomhetssekretæren ofte ansvarlig for å arrangere møtene mellom alle beslutningstakere, inkludert å arrangere investeringsbankers deltakelse i diskusjonene hvis forhandlingene har nådd et bestemt punkt. På en daglig basis vil sekretæren sannsynligvis samhandle med andre offiserer i selskapets struktur for å sikre at de administrerer sine ansvarsområder i samsvar med gjeldende regler.

Det er ikke uvanlig at bedriftssekretæren jobber tett med administrerende direktør. Å bygge en sterk kommunikasjonsbro med administrerende direktør plasserer virksomhetssekretæren i en posisjon til å formidle viktig informasjon om hendelser eller trender som kan påvirke driften av virksomheten, og sette i gang en strategi for å bruke disse trendene eller hendelsene på en måte som er i selskapets beste. For å oppnå dette, må sekretæren være en kraftig og kompetent formidler, ha et øye for detaljer og ha en grundig forståelse av ikke bare driftsstrukturen til selskapet, men også oppdraget og målene for selskapet og bedriftskulturen. som har utviklet seg over tid.