Hva er en leveringsmerknad?

En leveringsmerknad er en type dokument som brukes i virksomheten; det kommer ofte med forsendelser av varer, og detaljer om hva som er inkludert i forsendelsen. Leveringsbrevet kan også inneholde informasjon om hva som ikke er inkludert i forsendelsen, hvis varene ble bestilt sammen, men noen har ikke kommet frem. Dette dokumentet brukes ofte som bevis for både klienten som aksepterer leveransen, så vel som virksomheten som leverer varene; det dokumenterer at varene ble levert, og også at klienten godtok dem. Det er viktig for bedrifter å føre god journal over denne typen dokumenter i tilfelle det er avvik.

Selv om den spesifikke malen for hver følgeseddel kan være forskjellig, inkluderer de fleste virksomheter lignende informasjon om hver. Dette inkluderer navnet og adressen til selskapet som leverer varene, samt navnet og adressen til selskapet som godtar dem. Det kan også inneholde beskrivelser av ordrelinjer for hver vare som er inkludert i forsendelsen, mengden på varene og av og til prisinformasjon. Dato for bestilling så vel som leveringsdato er vanligvis også inkludert. Personen som mottar forsendelsen kan da ha muligheten til å inspisere forsendelsen og sjekke følgeseddelen for å være sikker på at de stemmer overens, og deretter signere dokumentet; hver person vil da få en kopi av sine poster.

I disse tilfellene hjelper et leveringsbrev med å beskytte begge parter som er involvert i transaksjonen. Hvis lappen er signert, kan ingen komme tilbake og si at de ikke mottok leveransen, eller at forsendelsen ikke stemte. Dette er viktig i virksomheten, og er en enkel måte å forhindre tvister som ellers kan bli ganske kostbare. Hvis visse produkter ble bestilt, men ikke ble inkludert i forsendelsen, nevnes dette typisk også på følgeseddelen, muligens med en forventet fremtidig leveringsdato.

For noen virksomheter er et leveringsnotat synonymt med en faktura, og kunden som mottar dette dokumentet vil forventes å betale. Noen vil kreve umiddelbar betaling, mens andre vil tillate fremtidig betaling og fakturering. Dette er imidlertid mindre vanlig, og de fleste selskaper vil sende fakturaer eller regninger separat for varer og tjenester. For bedrifter som ønsker å lage sine egne leveringsnotater å sende med forsendelser, er det mange maler gratis tilgjengelig på nettet som kan tilpasses i mange forskjellige dataprogrammer, og deretter bare skrives ut og kopieres for kontinuerlig bruk.