Hva er en distribusjonserklæring?
En distribusjonserklæring er inkludert i offisielle dokumenter for å angi det minste sikkerhetsnivået som kreves for å lese den. Mens de fleste antar at en utdelingserklæring bare vil bli funnet i militære eller regjeringsdokumenter, er dette ikke tilfelle. Et stort antall private organisasjoner, særlig store selskaper, banker og forskningsfirmaer, bruker også disse uttalelsene. Mens det finnes mange forskjellige metoder for å sikre informasjon, er de fleste systemer basert på det fem-nivå amerikanske militære systemet, det fire-nivå forretningssystemet eller det fire-nivå interorganisatoriske systemet.
Distribusjonsuttalelsen er generelt veldig fremtredende på dokumentet. Hvis det er en forside, er det ikke uvanlig at uttalelsen skrives ut både øverst og nederst på siden. Inne i dokumentet er distribusjonserklæringen vanligvis øverst på første side blant topptekstinformasjonen. Disse fremtredende stillingene forsikrer eierne om at alle som leser dokumentet, enten vil ha god godkjenning eller med vilje se bort fra uttalelsen.
En av de mest kjente typene distribusjonserklæringer er det fem nivået som brukes av det amerikanske militæret, så vel som mange andre vestlige militærgrupper. Det høyeste nivået er Top Secret, noe som betyr at bare personer med høyest klareringsnivå kan lese dokumentet. Den synker deretter ned gjennom sikkerhetsnivåer: Hemmelig, fortrolig, begrenset og følsom, men ikke klassifisert. Det endelige nivået er Uklassifisert og er tilgjengelig for alle.
Mange virksomheter bruker et lignende distribusjonserklæringssystem. Grunnsystemet har konfidensiell på sitt høyeste nivå etterfulgt av privat, følsom og offentlig. I mange tilfeller er dette systemet mye mer avslappet enn regjeringsversjonen. På den annen side, når en virksomhet jobber tungt med regjeringen eller militæret, er det ikke uvanlig at de tar i bruk et lignende sikkerhetssystem. Dette er spesielt vanlig når personer i selskapet har myndigheters sikkerhetsklarering som en del av deres normale jobber.
Det siste vanlige systemet er best kjent som trafikklyssikkerhet. Dette systemet fungerer etter prinsippet om at folk flest har et inngrodd synspunkt på visse farger. I dette systemet er røde dokumenter bare tilgjengelige på høyeste nivå. Yellow har et bredere publikum og grønne dokumenter er tilgjengelige for alle i organisasjonen. Den siste fargen, hvit, er åpen for publikum.
Dette systemet er vanlig når forskjellige organisasjoner jobber sammen om et prosjekt. I stedet for å prøve å integrere to forskjellige sikkerhetssystemer, brukes trafikklysalternativet i stedet. Dette systemet fungerer også bra når de samarbeidende organisasjonene ikke snakker det samme språket, ettersom en skriftlig distribusjonserklæring kan tolkes feil. Den eneste begrensningen er det enkelte lands oppfatning av de forskjellige fargene.