Hva er en funksjonell post?
En funksjonell post, også kalt en operasjonell post, er et skriftlig dokument som skildrer et selskaps aktiviteter og omkringliggende hendelser. Den registrerer spesiell informasjon i et spesifikt format, men er ikke en administrativ post. Denne typen dokumenter opprettes ofte på eller i nærheten av den tid aktiviteten oppstår og anses vanligvis som den mest pålitelige versjonen av hendelser fordi den er opprettet nær tid til informasjonen den presenterer.
Bedrifter fører poster slik at de kan operere mer effektivt, rapportere om sine aktiviteter til investorer og offentlige etater og evaluere ytelsen mot et historisk bakteppe. Mange av skjemaene som en virksomhet skaper for å hjelpe den med å føre poster er administrative, for eksempel ansattes kontaktark. Disse skjemaene dokumenterer standard kontordrift og ting som ledere forventer å skje regelmessig.
Ofte må virksomheter fange opp informasjon som ikke er administrativ eller standard. Denne informasjonen er ofte unik i tid, selvOugh hvordan informasjonen blir registrert på kan være ensartet. For å dokumentere denne informasjonen bruker virksomheten en funksjonell post, eller en skriftlig oversikt over hva som skjedde, som lar virksomheten sende inn en samtidig konto og hente informasjonen i fremtiden om nødvendig.
Det er mange forskjellige typer funksjonelle poster. Kanskje den enkleste måten å forstå bruken av denne typen verktøy er å undersøke noen få vanlige eksempler. En hendelsesrapport er en type funksjonell post. Bedrifter krever ofte at personalet skal fylle ut en hendelsesrapport om at detaljer nøyaktig hva som skjedde hvis en ansatt eller en kunde er skadet i lokalene eller mens de driver med bedriftsvirksomhet. Denne funksjonelle posten er bare fylt ut når det er nødvendig, men det er kritisk fordi den dokumenterer hendelser i ordene til de involverte, nært tid til da hendelsen skjedde.
En annen type funksjonell post er en CUStomer -tilbakemeldingsform. Ikke alle kunder vil fylle ut et tilbakemeldingsskjema, og en kunde vil vanligvis bare gjøre det når han har noe spesifikt å si om den nåværende dagens tjeneste. Tilbakemeldingsskjemaet er en funksjonell post fordi den dokumenterer en unik hendelse som skjedde på et bestemt tidspunkt i ordene til personen som er involvert.
En turbillett er en funksjonell post som er fylt ut oftere. Ofte vil et selskap få sjåførene sine til å fylle ut en rapport med detaljene om en tur hver gang en sjåfør tar ut et selskapskjøretøy. På denne måten, hvis en leder må svare på spørsmål om kjøretøyets drift som skjedde i det siste, har han en samtidig beretning om aktivitet utarbeidet av sjåføren til å gjennomgå.
Funksjonelle poster kan gi en virksomhet beskyttelse mot ansvar. Kunder og ansatte har ofte år på å inngi søksmål mot en virksomhet for en rekke sivile overtredelser. Uten en samtidig oversikt over hendelser, ville det være vanskelig for en kompnoen for å bevise hva som nøyaktig skjedde i fortiden.