Hva er en funksjonell post?
En funksjonell post, også kalt en operasjonell post, er et skriftlig dokument som skildrer et selskaps aktiviteter og omkringliggende hendelser. Den registrerer spesiell informasjon i et bestemt format, men er ikke en administrativ post. Denne typen dokumenter opprettes ofte på eller nær det tidspunktet aktiviteten oppstår, og regnes vanligvis som den mest pålitelige versjonen av hendelser fordi det opprettes nær tid til informasjonen den presenterer.
Bedrifter fører journaler slik at de kan operere mer effektivt, rapportere om sine aktiviteter til investorer og offentlige etater og evaluere resultatene mot et historisk bakteppe. Mange av skjemaene som en virksomhet oppretter for å hjelpe dem med å føre journal, er administrative, for eksempel kontaktark for ansatte. Disse skjemaene dokumenterer standard kontordrift og ting som ledere forventer å skje regelmessig.
Ofte må virksomheter fange opp informasjon som ikke er administrativ eller standard. Denne informasjonen er ofte unik i tid, selv om måten informasjonen registreres på, kan være ensartet. For å dokumentere denne informasjonen bruker virksomheten en funksjonell post, eller en skriftlig oversikt over hva som skjedde, som lar virksomheten arkivere en samtidig konto og hente informasjonen i fremtiden om nødvendig.
Det er mange forskjellige typer funksjonelle poster. Kanskje den enkleste måten å forstå bruken av denne typen verktøy er å undersøke noen få vanlige eksempler. En hendelsesrapport er en type funksjonell registrering. Virksomheter krever ofte at ansatte fyller ut en hendelsesrapport som beskriver nøyaktig hva som skjedde hvis en ansatt eller en kunde blir skadet i lokalene eller mens han driver virksomhet. Denne funksjonelle posten fylles bare ut når det trengs, men den er kritisk fordi den dokumenterer hendelser med ordene til de involverte, nær tid til hendelsen.
En annen type funksjonell post er et tilbakemeldingsskjema fra kunder. Ikke alle kunder vil fylle ut et tilbakemeldingsskjema, og en kunde vil vanligvis bare gjøre det når han har noe spesifikt å si om dagens service. Tilbakemeldingsskjemaet er en funksjonell registrering fordi den dokumenterer en unik hendelse som skjedde på et bestemt tidspunkt med ordene til den involverte.
En turbillett er en funksjonell post som fylles ut oftere. Ofte vil et selskap få sjåførene sine til å fylle ut en rapport med detaljene om en tur hver gang en sjåfør tar ut et firmakjøretøy. På denne måten, hvis en leder må svare på spørsmål om kjøretøyets drift som skjedde i det siste, har han en samtidig beretning om aktivitet utarbeidet av sjåføren til å gjennomgå.
Funksjonelle poster kan gi en virksomhet beskyttelse mot ansvar. Kunder og ansatte har ofte år på seg til å anlegge søksmål mot en virksomhet for en rekke sivile overtredelser. Uten en samtidig oversikt over hendelser, ville det være vanskelig for et selskap å bevise hva som skjedde tidligere.