Hva er en mailstream?

Poststrømmen er summen av dokumenter, pakker og elektronisk korrespondanse som beveger seg gjennom en bedrift eller et hjem. Begrepet brukes oftere i bedriftsverdenen, vanligvis i sammenheng med å lære å styre den store poststrømmen som følger med et stort selskap. Flere selskaper spesialiserer seg på poststrømstjenester, og tilbyr måter å forbedre effektiviteten på hvert trinn i postprosessen. For selskaper som spesialiserer seg på markedsføring, er det viktig å lage et strømlinjeformet postsystem.

I tillegg til selve posten, omfatter poststrømmen trinnene underveis. Oppretting av dokumenter, håndtering av post, arkivering, behandling og alle andre oppgaver relatert til poststrømmen er inkludert i den. Fra det øyeblikket et dokument opprettes til det forlater selskapet, er det inkludert i poststrømmen. På den andre siden av ligningen, i det øyeblikk en korrespondanse kommer inn i selskapet, blir den også en del av poststrømmen, til den blir håndtert på riktig måte.

Regninger, pakker, personlig korrespondanse, markedsføringsmateriell og digitale dokumenter er alle del av poststrømmen. Mens enkeltpersoner vanligvis er i stand til å administrere posten sin alene, trenger et selskap vanligvis å implementere et system. De fleste selskaper sender ut store mengder materiale daglig og dirigerer selskapets brede post gjennom et sentralt postrom. Noen av tiltakene som er gjort for å jevne ut en poststrøm inkluderer bruk av standardiserte konvolutter, sortering av post før den sendes ut slik at et selskap kan motta bulkutsendingspriser og bruke dataprogrammer for å administrere posten. Innkommende e-post blir behandlet og levert av medarbeidere i mail room.

Innenfor elektronisk kommunikasjon bruker mange selskaper høydrevne filtrering og sorteringstjenester for å organisere post før den når sluttdestinasjonen. Disse programmene filtrerer vanligvis virus og uønsket materiale før de sikrer at digital kommunikasjon når riktig person. Mange selskaper drar også nytte av den digitale poststrømmen for å sende ut reklamemails til kunder, siden direkte markedsføring ved bruk av digitale medier er mye rimeligere enn fysisk direktemelding.

Ved å føre gode poster over en poststrøm, kan et selskap tilby bedre kunde- og klienttjenester. De fleste selskaper sliter også med å synkronisere digital og fysisk kommunikasjon. Digital korrespondanse har mye kortere etterslep enn fysisk. For kunder kan det være irriterende eller oppskakende hvis selskapets poster ikke blir oppdatert. I et selskap med en synkronisert og organisert poststrøm, kan en representant for selskapet slå opp en kunde og spore hele selskapets korrespondanse med ham eller henne, noe som gjør kundeinteraksjoner mye enklere.