Hva er et møtesystem?

Et møtesystem er en teknikk som brukes til å gjøre møter, konferanser eller andre samlinger av enkeltpersoner til å gå jevnere, komme til gjensidig akseptable beslutninger eller på annen måte oppnå et mål. Det er mange forskjellige møtesystemer som er tilgjengelige for selskaper, grupper eller statlige organer for effektivt å tilrettelegge for møter. Møtesystemet som brukes blir ofte bestemt av ledelsen i et selskap, eller avtalt med flertall i en gruppe. Et system kan være strukturert eller ustrukturert, og er ofte bundet av visse regler og tidsbegrensninger.

"Roberts ordensregler" er et vanlig møtesystem som brukes av mange selskaper og parlamentariske organer. Systemet ble utviklet på begynnelsen av 1900-tallet, og bruker en rekke regler for hvordan et møte gjennomføres. Møter som holdes ved hjelp av Roberts ordensregler har ofte en leder eller president som fører tilsyn med hendelsene. Reglene styrer hvem som skal snakke, hvor lenge vedkommende får snakke, hvordan saker blir stemt på og rekkefølgen på hendelser i møtet. Systemet kan modifiseres for å imøtekomme behovene til et selskap, eller endres av en myndighet som bruker det. Fordelen med denne typen system er at det ofte forhindrer lange debatter i å monopolisere tid på møter, og gir en ryddig prosess for å gjennomføre mål. Ulempen er at reglene er sammensatte og lange, og at mange ansatte kanskje ikke er kjent med hele systemet.

Open space er et møtesystem som er mye mindre strukturert, og som ofte brukes av et selskap på en konferanse, retrett eller til og med et ukentlig personalmøte. Under dette systemet er det gitt et mål eller flere mål i begynnelsen for deltakerne. Personene som deltar, bryter deretter inn i grupper og bruker kreative prosesser for å prøve å oppnå målet i løpet av arrangementet. Et åpent rommøtesystem er effektivt for å få de fleste ansatte eller deltakere involvert i prosessen, men mangelen på struktur i dette systemet er kanskje ikke passende for alle selskaper.

Bedrifter som har ansatte flere geografiske steder, kan ofte bruke et online møtesystem. Nettsteder eller programmer lar en person være vertskap for et møte over Internett. Disse programmene har ofte et stemmesystem som kan brukes til å bestemme spørsmål, og la deltakerne delta gjennom nettprat eller gjennom taleteknologi. Verten kan bruke dette møtesystemet for å dempe telefonsamtaler fra deltakerne, og bestemme rekkefølgen på hendelser og hvem som kan snakke når. Disse systemene lar brukerne ofte lage PowerPoint-presentasjoner, vise videoer og bruke skjermdelingsteknologi til treningsformål og for å oppnå andre møtemål.