Hva er et anskaffelsessystem?

Et anskaffelsessystem er vanligvis et datastyrt system designet for å styre anskaffelsesprosessen. Anskaffelser er et begrep som brukes for å beskrive innkjøpsaktivitet for en bedrift eller organisasjon. Det er to hovedtyper av anskaffelsessystemer: elektroniske anskaffelser og standard anskaffelser. Begge typer systemer er allment tilgjengelige og er ofte inkludert i et enterprise resource planning (ERP) eller regnskapsprogramvare.

Selv om funksjonaliteten som tilbys varierer fra programvare, inkluderer et typisk anskaffelsesverktøy innkjøpsrekvisisjoner, innkjøpsordrer, varemottak og fakturabehandling. I tillegg til disse kjernekravene inkluderer de fleste systemer en rekke rapporteringsverktøy. Innebygde godkjenningsprosesser, kontroller og fondshåndteringsverktøy er vanligvis standard i de større produktene.

Det primære konseptet med anskaffelser er at avansert planlegging, planlegging og gruppekjøp vil resultere i kostnadsbesparelser, mer effektiv forretningsdrift og derfor økt lønnsomhet. Et anskaffelsessystem brukes til å administrere denne prosessen, og gir behandlingstid for fakturaer, sporing av totale utgifter etter varetype, samt økonomiske forpliktelser og kontantstrømstyring. Fullstendig implementering av et anskaffelsessystem resulterer vanligvis i betydelige endringer i den eksisterende forretningsprosessen, da systemet vil kreve at visse interne kontroller og prosedyrer er på plass.

Et elektronisk anskaffelsessystem er også kjent som e-anskaffelser. Dette uttrykket brukes for å beskrive programvare som gjør det mulig for kjøpere å få tilgang til leverandørens kataloger via Internett, i tillegg til å godta elektroniske fakturaer. Kjøperne velger materialene sine, angir kontoer som skal belastes for kjøpet og oppretter en innkjøpsordre i regnskapssystemet. All anskaffelsesrelatert aktivitet blir fullført i det elektroniske systemet, noe som reduserer papirarbeidet og øker effektiviteten.

Elektronisk fakturabehandling gjør det mulig for utvalgte selskaper å effektivisere fakturagjennomgang og godkjenning. Dataene blir deretter ført gjennom en serie godkjenninger på nettet før de behandles for betaling i regnskapssystemet. Denne typen anskaffelsessystemer er veldig populære i store firmaer, hvor anskaffelseskontrakter er på plass for å styre utgiftsaktiviteten. For disse firmaene gir reduksjonen i stabstiden for fakturabehandling et utmerket avkastning på investeringen.

Et standard anskaffelsessystem er fullt integrert med den regnskapsprogramvarepakken som brukes av organisasjonen. All innkjøpsaktivitet spores og styres gjennom denne modulen, slik at firmaet kan kontrollere utgifter og spore muligheter for større besparelser. Rapporter, analyse og interne kontroller er alle innebygd i denne typen programvare og er designet rundt beste praksis. Implementering av et anskaffelsessystem er en av de enkleste måtene å forbedre driftseffektiviteten.