Hva er et prosjektforslag?

Prosjektforslag er dokumenter designet for å presentere en handlingsplan, skissere årsakene til at handlingen er nødvendig, og overbevise leseren om å være enig med og godkjenne implementeringen av handlingene som er anbefalt i dokumentets kropp. I mange tilfeller utarbeides dokumentet som et svar på en forespørsel om forslag (RFP) som er utstedt av en nåværende eller potensiell klient. Imidlertid kan et dokument av denne typen også være forberedt på å tjene et internt formål, spesielt når noen i selskapet har en ide om hvordan man kan gjøre selskapet mer lønnsomt eller effektivt og trenger autorisasjon og støtte for å iverksette handlingen.

I enhver situasjon vil et prosjektforslag være tydelig arrangert slik at leserne kan følge en logisk tankegang til konklusjonen. Mange eksempler på forslag tilbyr en grunnleggende retningslinje som kan hjelpe selv nybegynnere å komme i sving med effektiv forslagskriving. Retningslinjene identifiserer vanligvis fem sentrale komponenter eller deler av ethvert prosjektforslag: introduksjon, bakgrunn, strategi, budsjettering eller finansiering og utfall.

Med den innledende delen av et prosjektforslag, er ideen å fortelle leserne hva prosjektet handler om, og hvorfor det er verdt å ta seg tid til å vurdere prosjektet i utgangspunktet. I hovedsak tjener denne delen til å validere tiden og kreftene som brukes på å presentere dataene, så vel som tiden som kreves for å lese og vurdere fordeler og gjennomførbarhet av selve prosjektet. Innledningen er ikke stedet å presentere muttere og bolter i prosjektet, bare for å etablere potensialet og dyrke nok interesse til å oppmuntre leseren til å lære mer.

Bakgrunnen redegjør for de grunnleggende punktene i introduksjonen, og siterer ofte spesifikke grunner til at prosjektplanen er god, basert på historiske data, anslag på fremtidige behov og ytelser, og dagens omstendigheter i virksomheten. Bakgrunnen er med på å bygge saken for hvordan prosjektet kan dekke behovene som har oppstått på grunn av tidligere handlinger, samtidig som de også forutser fremtidige behov og adresserer dem på en rettidig måte. For det meste vil bakgrunnsseksjonen sikre at noe må gjøres og bane vei for å lære hvordan noe kan oppnås.

Med strategidelen i prosjektforslaget er målet å skissere alle prosedyrer som er nødvendige for å gjøre prosjektet vellykket. Ofte hjelper strategien til å definere kortsiktige og langsiktige mål for prosjektet, forklarer hvordan du systematisk skal oppnå hvert trinn og hvilken type avkastning som kan forventes fra innsatsen. Her begynner leseren å få en ide om hvor viktig prosjektet er og potensialet det har for å hjelpe selskapet til å utnytte tilgjengelige ressurser bedre mens de posisjonerer seg for fremtiden.

Budsjettdelen kommer til hva de fleste beslutningstakere må vite før de godkjenner noe prosjekt: hva er kostnadene forbundet med gjennomføringen av prosjektforslaget. I denne delen må detaljene støttes med fakta og tall som er godt undersøkt og dekker alle tenkelige aspekter ved finansieringen som er nødvendig for å starte og vedlikeholde prosjektet over tid. Mange forslag mislykkes her, på grunn av mangel på detaljer og støttende bevis for detaljene som er inkludert.

Til slutt peker prosjektforslaget på resultatet av gjennomføringen av prosjektet. Dette er delen der alle fordelene er tydelig beskrevet. Fordelene kan inkludere elementer som å redusere driftskostnadene, øke den offentlige profilen til virksomheten, generere mer salg eller øke fortjenesten på grunn av mer effektiv bruk av tilgjengelige ressurser. Som med budsjettdetaljene, er det viktig at alle fordeler som er navngitt kan støttes av andre data for å bli vurdert på alvor.

Noen ganger er det enklere å skrive et forslag når en formell RFP leveres. Ofte vil RFP legge ut den grunnleggende strukturen i forslaget, gi uvurderlige ledetråder for spesifikk informasjon som er av interesse for den potensielle klienten, og definere i hvilken rekkefølge data blir presentert. Når en RFP leveres, er det viktig å følge spesifikasjonene til dokumentet til punkt og prikke. Ellers vil forslaget bli satt til side og en av de andre leverandørene som fulgte bestemmelsene nøye vil bli tildelt virksomheten.