Hva er en prosjektflyt?
En prosjektflyt består av de kollektive trinnene som omfatter en eller flere oppgaver, noe som resulterer i utdataene fra et produkt, en tjeneste eller organisert data. Disse oppgavene er ofte gruppert i repeterbare handlinger. Målet med å håndtere en prosjektflyt er å optimalisere ytelsen når det gjelder bruk av personell og utstyr samtidig som risikoen blir redusert. Programvare brukes ofte som et verktøy, i takt med andre organisasjonsstrategier. Det ønskede resultatet er optimalisering av prosjektgruppemedlemmer, og den mest effektive bruken av ressursene for å produsere ønsket output.
Prosjektledelse spenner over flere forretningsområder. Disse inkluderer: en analyse av prosjektet; en oppdagelsesprosess om hvem som skal være involvert i beslutningen og hvis ekspertise bør utnyttes; og konstruksjon av en overordnet strategi for utforming av arbeidsflyten. I oppdagelsesprosessen vil prosjektets arbeidsflytleder ofte spørre potensielle interessenter om sine mål for prosjektet.
Disse prosjektmålene inkluderer hvordan prosjektet vil fungere når det er fullført, og hva den generelle utformingen vil være. I løpet av å bestemme disse målene, bør den beste måten å implementere faser av prosjektet begynne å ta form. Siden en prosjektarbeidsflyt passer inn i en organisasjons overordnede mål, samles vanligvis en betydelig mengde informasjon. Koordinering med andre sider av organisasjonen er også viktig.
Evaluering av effektiviteten til prosjektarbeidsflyten bør være en pågående prosess. Å nå milepæler gir muligheter til å gjennomgå fremgangen til dags dato og foreta rettelser og justeringer etter behov. Konflikter kan oppstå når nye teammedlemmer settes på plass. Personell som jobber med menneskelige ressurser kan samarbeide med prosjektledere for å løse disse konfliktene, hvis de skulle oppstå.
Når du lager en ny prosjektflyt, kan prototyper opprettes og testes, mens ideer og observasjoner kan samles inn fra interessenter. Disse interessentene kan omfatte produksjonsmedarbeidere, ledelse og fagpersoner innen menneskelige ressurser. Sistnevnte har inngående kjennskap til regelverk som involverer sikkerhet på arbeidsplassen. Dette er et viktig aspekt for å redusere risikoen.
De som administrerer arbeidsflyt, vil vanligvis være kunnskapsrike i organisasjonsledelse og menneskelige ressurser, og flytende i beslutningsmodeller. En prosjektleder er også ansvarlig for å identifisere og håndtere potensielle risikoer. Risikoen kan omfatte avbrudd i tilgangen til varer, tjenester eller en nøkkelperson som er et viktig teammedlem i prosjektet. Prosjektleder kan også bli pålagt å tilpasse seg endringer i det generelle virksomhetsmiljøet ved potensielt å utnytte nye muligheter for effektivitetsgevinster. For eksempel kan en oppgradering av programvare som for øyeblikket brukes til å utvikle prosjektet, eller administrere et aspekt av prosjektflyten, bli utgitt.