Hva er en forslagsvurdering?
En forslagsevaluering er en fem-trinns prosess som brukes for å gi en balansert, upartisk gjennomgang av et formelt forretningsforslag. Denne typen prosess finnes ofte i innkjøps- eller kontraktsadministrasjonsavdelinger i store organisasjoner eller selskaper. Det primære formålet med en evaluering av forslagene er å sikre en rettferdig og gjennomsiktig prosess for å velge den vinnende innsendingen. Dette er veldig viktig, fordi forslag ofte kreves for dyre prosjekter eller utgifter.
De fem trinnene som brukes i evaluering av forslag er: danne et team for å gjennomgå innsendinger, sikre overholdelse av innleveringskrav, gjennomgå svar mot detaljer i anbudsdokumentet, tildele en vekt til hver kategori og score hver innsending. Forslaget med høyest poengsum er den vellykkede budgiveren. Når valget er gjort, blir alle selskaper som sendte inn et forslag informert om resultatene. Mislykkede selskaper har rett til å inngi søksmål hvis de føler at prosessen var partisk eller brøt avtaleretten.
Det første trinnet i en evalueringsprosess av forslag er å danne et internt team som vil være ansvarlig for å gjennomgå innsendinger. Medlemskap i teamet skal være basert på kompetanse i relevant prosess, relatert erfaring og en solid forståelse av anskaffelsesprosessen. I noen organisasjoner er dette teamet involvert i å lage forespørsel om forslag (RFP) eller anbudsdokument som distribueres til potensielle leverandører. Andre virksomheter kan bestemme at å ha to separate lag fjerner muligheten for interessekonflikt og forstyrrelse av det endelige utvalget.
Vanligvis vurderer en anskaffelsesansvarlig eller RFP-koordinator alle innsendingene for å sikre fullstendig samsvar med alle krav. Dette er rent en administrativ sjekk for å sikre at alle bud ble mottatt før fristen, eventuell nødvendig betaling ble behandlet og at ingen sider eller dokumenter mangler. Når denne sjekken er fullført, blir kopier av forslagene laget for hvert medlem av evalueringsteamet.
Teammedlemmene starter på den nye fasen av forslagets evaluering ved å gjennomgå hvert enkelt svar og sammenligne det med RFP eller spesifikasjonsdokument. Formålet med gjennomgangen er å avgjøre om forslaget adresserer alle elementene i RFP. Elementer som mangler rapporteres noen ganger til RFP-koordinatoren, som følger opp med selskapet for å sjekke om utelatelsen er en geistlig feil, men i mange tilfeller gjøres ingen oppfølging.
Avhengig av teamets struktur tildeles en vekt til hver seksjon av RFP. Noen selskaper tar disse beslutningene som en gruppe, og andre lar hvert teammedlem ta en uavhengig dom. Totalvekten må legge opp til 100, og kategoriene må være basert på de faktiske RFP-kravene. Selv om noen selskaper tillegger kvaliteten på selve innleveringen vekt, gjør det ikke mange, fordi dette i hovedsak tildeler poeng for å sende inn et forslag.
Den siste fasen i forslagets evaluering er å tildele en poengsum. Hvert teammedlem tar en uavhengig avgjørelse og sender sitt eller hennes scorekort til RFP-koordinatoren, som deretter utgjør svarene og bestemmer det vellykkede forslaget. Hele denne prosessen skal være gjennomsiktig og forsvarbar i en domstol som objektiv og rettferdig.