Hva er et forslag?

En forslagsforespørsel er en skriftlig oppfordring fra et ideelt eller non-profit firma eller en regjering til tjenesteleverandører og entreprenører som advarer dem om at en kjøper underholder bud for virksomheten. Det er et formelt dokument som skisserer spesifikke krav til et prosjekt eller en tjeneste, og det gjøres tilgjengelig for potensielle deltakere i arbeidet. En forespørsel om forslag (RFP) tiltrekker som kjent også interesserte parter som oppfyller visse evalueringskriterier for å søke den aktuelle jobben.

Bedrifter eller en regjering kan komme med en forespørsel av forskjellige årsaker. En RFP kan utstedes av en pensjonsfondsforvalter som bestemmer hvilken investeringsrådgiver du skal ansette for å forvalte en portefølje. Et selskap kan utstede en RFP når det søker etter et konsulentfirma for å gi råd om det gjennom en viktig firmaarrangement, for eksempel en konsolidering. En regjering kan utstede en RFP for visse prosjekter, for eksempel når den godtar bud fra uavhengige luftfarts- og forsvarsentreprenører for mandater.

RFP bør forbli svært spesifikk slik at bare kvalifiserte parter søker, og skjemaet er vanligvis flere sider i lengden. Tydelighet i forslaget er forespørsel viktig, slik at målene for en oppgave blir tydelig formidlet og forventningene blir oppfylt. Hvis visse aspekter av dokumentet forblir uklare, har en leverandør rett til å be om tilleggsinformasjon. En forslagsforespørsel er en mulighet for kjøpere og leverandører til å gjøre seg kjent med hverandre og fra begynnelsen av sikre at begge parter holder seg til de samme kriteriene og fristene.

Det er ofte flere faser og lag med papirer som er knyttet til den meget konkurransedyktige forespørselsprosessen. Det første av disse trinnene er forhåndsoppfordring, der antall deltakere blir strømlinjeformet. Etter forhåndsvisningen begynner evalueringsprosessen og flere utvalg blir tildelt for å vurdere kortlisten med leverandører. Pris er viktig i evalueringsprosessen, selv om det ikke er de eneste kriteriene som brukes. En kjøper må finne en leverandør som ikke bare passer budsjettet, men som komplimenterer kjøpers strategier og mål.

I sluttfasen blir en intensjonsavtale og et tildelingsbrev gitt til vinneren og avslagsbrev blir spredt til de andre søkerne. En kontrakt tildeles en leverandør som best oppfyller kjøperens budsjett og kriterier. Utsteder av en forslagsforespørsel bør implementere milepælsdatoer og frister knyttet til hver fase av prosjektet.