Hva er en forslagsmal?
En forslagsmal er et dokument som er utformet for å være et generisk utgangspunkt for ethvert forslag. Hensikten med å ha en mal er å redusere mengden arbeid en forslagskribent bruker på hvert enkelt forslag, samtidig som det opprettholder noen grunnleggende standarder for grafikk, tekst og layout. Andre fordeler ved å jobbe med en mal kontra å starte fra bunnen av inkluderer å sikre at vanlige innholdsseksjoner ikke glemmes ved en tilfeldighet, slik at oppdateringer til statistikk og innhold kan utføres bare en gang på malen, og muligheten til å designe en mal for å gi rom for " finn og erstatt "typer snarveier.
En forslagsmal inneholder vanligvis standardiserte seksjoner som forblir de samme fra dokument til dokument, noen ganger kalt boilerplate-språk. For eksempel kan beskrivelser av et selskaps tjenester eller kontorplasser være standardiserte. Forslag inneholder vanligvis seksjoner som må tilpasses for hver omstendighet, for eksempel avgifter eller prosjektets tidslinjeseksjoner. Bruk av forslagsmaler kan også gi muligheten til å få grunnleggende dokument gjennomgått av sentrale juridiske, markedsførings- eller administrasjonspersoner, slik at det er en høy tillit til malets innhold.
Maler er også verktøy som markedsførings- og salgsfolk kan bruke for å sikre at dokumentets utseende og følelse overholder selskapets standarder. Forslagsmaler er med på å sikre at beste praksis for skriving og grafikk er representert i hvert utgående forslag. De åpner for at et forslag kan genereres av personell som ikke er profesjonelle forslagskribenter, forutsatt at innholdsseksjonene er tydelig presentert og enkel å skrive, og programvaren som brukes til å produsere forslag er bred tilgjengelig.
Forslagsmaler hjelper ikke bare med å redusere mengden tid som er brukt i skriving og komposisjon, men de kan også bidra til å spare tid og ressurser i gjennomgangsfasen. Som med ethvert dokument, bør forslag alltid gjennomgås for grammatikk, skrivestil, samsvar med bedriftens visuelle standarder og andre krav. Redaktører og anmeldere trenger bare å bruke tid på å gjennomgå tilpassede deler av et forslag hvis dokumentet stammer fra en mal som allerede er gjennomgått og godkjent.
En forslagsmal kan brukes i stedet for programvare for generering av forslag, men den bør gjennomgå periodisk revisjon for å være nyttig og oppdatert. Av denne grunn anbefales det at forslagsmaler har egne kalendere for regelmessige oppdateringer. Det er også viktig når du arbeider med en forslagsmal for å sikre at revisjonsprosessen er tydelig definert for å opprettholde dens nøyaktighet.