Hva er en forespørsel om kvalifikasjoner?
En forespørsel om kvalifikasjoner (RFQ) er et dokument som lister opp kravene til et prosjekt og ber om at entreprenører avgir interesseerklæringer, inkludert en demonstrasjon av deres evne til å fullføre prosjektet. Det er et pre-kvalifiseringsverktøy som brukes av bedrifter som er i ferd med å samle inn bud på et prosjekt. Dette dokumentet blir noen ganger distribuert før den mer detaljerte forespørselen om forslag (RFP).
Det primære formålet med en forespørsel om kvalifikasjoner er å avgjøre om det anbudsgivende firmaet har de ferdighetene som trengs for å gi ønsket resultat. For å gjøre dette, må dokumentet gi en nøyaktig oversikt over prosjektet. Noen av de vanligste detaljene inkluderer den grunnleggende prosjektbeskrivelsen, et omtrentlig budsjett, hvilke ferdigheter som trengs og eventuelle spesielle forhold som entreprenøren bør være klar over. Dokumentet vil også vanligvis inkludere kontaktinformasjon og forfallsdato for innsendinger.
En forespørsel om kvalifikasjoner kan også brukes til å bestemme om en entreprenør kan bidra til å avklare parametere for et dårlig definert prosjekt. Dette er mest vanlig der det aktuelle spørsmålet trenger en ekspertuttalelse for å bli ordentlig løst. En entreprenørs evne til å finpusse på problemet og skape effektive rammer for å gå videre med prosjektet kan være faktoren som vil avgjøre om de blir invitert til å sende inn et svar til RFP.
Når alle interesserte firmaer har sendt inn en forespørsel om kvalifikasjoner til det ansettende selskapet, evalueres hvert skjema. De fleste selskaper vil ha et system for å styre denne prosessen slik at hver søknad blir gitt grundig og lik oppmerksomhet. Når de beste søkerne er bestemt, forberedes vanligvis kommunikasjon for alle søkerne for å informere dem om deres status. De valgte søkerne blir deretter invitert til å presentere planene sine for å fullføre prosjektet. Etter presentasjoner vil selskapet typisk distribuere en RFP til toppkandidatene slik at de kan skissere detaljene for deres forventede tilnærming, gebyrer og andre detaljer om prosjektet.
Noen firmaer vil distribuere en forespørsel om interesse (RFI) før de slipper forespørselen om kvalifikasjoner. Dette dokumentet ber ganske enkelt om at entreprenører som ønsker å by på prosjektet, skal levere en uttalelse som indikerer interesse. Den inneholder ikke så mye informasjon om prosjektet som RFQ, men det er typisk nok til å hjelpe en entreprenør til å bestemme seg for om han vil by eller ikke. Dokumentet vil vanligvis også ha informasjon om hvordan du ber om RFQ.