Hva er en forespørsel om tilbud?
En forespørsel om prisoverslag (RFQ) er en invitasjon til å sende inn bud, vanligvis sendt til flere potensielle leverandører, der du ber om prisfastsettelse av relativt standard produkter eller tjenester av råvare-type. Slike anmodninger om konkurransedyktig budgivning krever vanligvis at respondentene gir mer enn bare estimerte kostnader. Organisasjoner som initierer en forespørsel om tilbud, gir vanligvis detaljerte spesifikasjoner for emnet og ber tilbudsgivere om å bekrefte at deres produkt eller tjeneste oppfyller eller overskrider alt spesifisert. Forespørgere krever normalt også forpliktelser på leveringsdatoer, betalingsbetingelser, kvalitetssikring og hvor lang tid den angitte prisen skal være i kraft. Det er praktisk talt alltid en frist for å sende inn et RFQ-dokument.
Forespørselen om tilbudsprosess kommer både de anmodende og budgivende organisasjoner til gode. Forespørsler om bedrifter øker kjøpekraften deres ved å gi seg selv muligheten til å forhandle med flere leverandørkandidater. De øker også sannsynligheten for å motta den beste prisen fordi leverandører alle vet at de er i et budspill og sannsynligvis vil tilby svært konkurransedyktige priser. Potensielle leverandører setter vanligvis pris på muligheten til å konkurrere om virksomhet på like vilkår.
Generelt bugner Internett av modeller for å utvikle effektive RFQ og RFQ responser. Å legge inn termer som "forespørsel om tilbud" eller "RFQ" etterfulgt av tilleggsord som "eksempel", "prøve", "svar" eller "svareksempel" i en Internett-søkemotor, bør vise et bredt spekter av eksempler å gjennomgå. Standardiserte maler for både å utvikle og svare på en forespørsel om tilbud er også tilgjengelig online, vanligvis til en beskjeden pris. Internett-søkere kan enkelt finne dem ved å legge til "mal" eller "maler" til hva de søker for å bidra til å begrense søket.
Forespørselen om tilbud er en av fire "forespørsel om" dokumenter som ofte brukes i virksomhetsinnkjøpsprosessen. To andre brukes også til konkurrerende anbud - forespørselen om forslag (RFP) og anmodningen om anbud (RFT). RFP-er, de nærmeste pårørende til RFQ-er, utstedes vanligvis for ganske kompliserte produkter eller tjenester og krever at et pristilbud kompletteres med et skriftlig forslag som beskriver hvordan produktet eller tjenesten vil oppfylle organisasjonens spesifikke behov. RFT er en kunngjøring fra et statlig byrå om budgivning som er åpen for alle leverandører for spesifikt definerte produkter eller tjenester. Det fjerde dokumentet i "forespørsel om" -kategorien er forespørselen om informasjon (RFI) - et dokument som ikke ber om bud, men snarere søker bare informasjon om potensielle leverandører for å kvalifisere dem for inkludering på RFQ- eller RFP-budlister, eller for å varsle dem at de kan motta en RFQ eller RFP.