Hva er et omfangsuttalelse?
En omfangserklæring er et skriftlig dokument utarbeidet av en prosjektleder i begynnelsen av ethvert betydelig forretnings- eller byggeprosjekt. Dette dokumentet bør deles med kunden, hvis det er en utenforstående jobb, eller sponsoren, hvis prosjektet er ment å utføres internt. Hovedmålet med en omfangserklæring er å gi en detaljert redegjørelse for målene med prosjektet, trinnene som er tatt for å nå disse målene, og hindringene og kostnadene forbundet med hele prosessen. På denne måten kan den tilby en type sjekkliste som avgjør om prosjektet var et vellykket foretak eller ikke når det er fullført.
Prosjektlederens jobb er å fungere som tilsynsmann for alle de forskjellige aspektene ved enhver form for prosjekt som firmaet hans er ansatt for. Avhengig av prosjektets størrelse kan dette være en tilsynelatende overveldende oppgave uten noen form for uttalelse av mål og mål som kan konsulteres underveis i prosessen. En omfangserklæring tjener dette formålet, og det er viktig ikke bare for en prosjektleder, men også for kundene som trenger arbeidet.
Mange elementer bør inkluderes i en effektiv omfangserklæring. Den skal først identifisere årsaken til at dette prosjektet blir iverksatt, og sette det opp som et slags problem som prosjektet er ment å rette opp. Dette bør følges opp av hvilket produkt prosjektet er ment å lage. Dette produktet er i hovedsak løsningen på problemet identifisert i første del.
Fra dette punktet skal omfangserklæringen bli mer detaljert i beskrivelsene av prosjektets nødvendigheter og realiteter. Uttalelsen skal gi et tydelig bilde av hva prosjektlederens team kan levere til prosessen, og hva som faller utenfor deres rekkevidde og dermed må leveres av andre. På denne måten kan lederen legge ut nøyaktig hva som kan forventes av hans arbeidere under prosjektet.
En annen del av omfangserklæringen bør brukes på kostnader, både med tanke på hvor mye prosjektet vil koste, og hvis det er en slags forretningsavtale, hvor mye penger det skal generere. Ved avsluttet prosjekt, bør en rask konsultasjon av den opprinnelige uttalelsen ikke være i tvil om prosjektets oppdrag ble oppnådd eller ikke. Det fungerer som en slags kontrakt mellom prosjektleder og kunde, og hvis det gjøres riktig, eliminerer alle usikkerheter som kan være skadelige for begge parter.