Hva er en administrativ assistent?
En administrativ assistent er en administrativ profesjonell som bistår ett eller flere ledelsesmedlemmer i en organisasjon og kan også føre tilsyn med administrasjonspersonell på inngangsnivå. Når organisasjoner vokser, kan de se en økning i volumet av administrative oppgaver, og krever mer enn bare en administrativ profesjonell. En seniorrolle kreves vanligvis i en slik organisasjon for å jobbe tett med ledelse og påta seg administrative funksjoner som har et høyere ansvar enn de som er på inngangsnivåansatte.
Ledere eller ledere i en organisasjon krever ofte at en administrativ assistent eller administrerende assistent skal fungere som sin "gatekeeper" eller representant. Mens en organisasjons resepsjonist eller resepsjonist kan hilse på innkommende innringere og besøkende, er en senioradministrator ofte neste kontaktpunkt for de som ønsker å kontakte ledelsen. Disse personene administrerer ofte tidsplaner, reiseruter og andre avtaler for ledere i en rekke avdelinger, det være seg markedsføring, IT eller menneskelige ressurser.
Fordi de har en tendens til å representere en organisasjons ledelse både i skriftlig og muntlig korrespondanse, er den viktigste kvalifiseringen for personer i denne stillingen at de har gode kommunikasjonsevner. I denne egenskapen kan ansvaret deres omfatte skriving av brev og e-post, feltoppringing og kortlegging. En administrativ assistent bør også ha en generell arbeidskunnskap om alle avdelinger i en organisasjon. Dette vil forberede ham eller henne på å håndtere generelle henvendelser han eller hun kan motta, eller henvise dem til passende avdelingspersonell.
For å bli senior administrativ assistent, bør man ha kombinert erfaring i både generell kontoradministrasjon så vel som organisasjonens spesielle bransje. I denne forstand er ideelle kandidater ofte administrative fagpersoner som allerede er ansatt i organisasjonen som søker promotering. Avhengig av organisasjonens verdier, kan noen seniorroller legge stor vekt på akademisk legitimasjon, mens andre kanskje er mer interessert i kandidatens profesjonelle administrative bakgrunn. Kandidater som mangler profesjonell administrativ erfaring, men som har akademisk erfaring på beslektede områder, for eksempel skrive- eller sekretariatskurs, kan være bedre egnet for administrativt ansettelsesnivå før de søker på en ledende stilling.