Hva er en stabsportal?

En personalportal er et privat nettsted som brukes til å gi en stab tilgang til viktig informasjon. Personalportaler er bare tilgjengelige i interne nettverk, eller de kan være designet for tilgang fra hvilken som helst Internett-aktivert datamaskin for enkelhets skyld. For å komme inn i personalportalen trenger folk vanligvis et brukernavn og passord tildelt av selskapets avdeling for informasjonsteknologi. Et bredt spekter av informasjon kan oppbevares i en personalportal, alt fra medarbeiderhåndbøker til oppdatert informasjon om bidrag til ytelsesplaner.

Flere selskaper designer generiske personalportaler som selskaper kan installere, og selskaper kan også designe sine egne. Målet med en personalportal er å gi folk klar tilgang til informasjon de måtte trenge i løpet av arbeidet. Å ha denne informasjonen digitalisert kan spare papir og redusere avfall, i tillegg til at folk får tilgang til den hvor som helst og når som helst. I tillegg kan ansatte synes personalportaler er nyttige for å spore ting som jobbet timer, lønnslogg og så videre.

Noen eksempler på ting arbeidsgivere kan sette i en personalportal inkluderer: tidsplaner, medarbeiderhåndbøker, notater, lønnsinformasjon, fordeler informasjon, selskapets policyer og nyheter. Personale i informasjonsteknologi har vanligvis ansvaret for administrasjonen av personalportalen. De holder den oppdatert, identifiserer sikkerhetsproblemer, adresser feil når de oppstår, og hjelper ansatte som har problemer med å få tilgang til den i tillegg til å tilordne brukernavn og passord til nye ansatte og fjerne gamle ansatte fra tilgangslister.

Portaler kan inkludere kursmoduler, slik at ansatte kan ta kurs gjennom portalen. Disse modulene kan være en del av den nødvendige opplæring av ansatte eller tilbys som et tilleggsalternativ for ansatte som ønsker å forbedre jobbutførelsen. Quizer og dialogbokser brukes for å bekrefte ansattes forståelse. Spørsmål kan også brukes med ting som huskelapper, slik at arbeidsgivere vet når ansatte leser notater. Dette kan være nyttig for å verifisere fullstendig distribusjon av informasjon til ansatte.

Personalportaler kan inneholde konfidensiell eller sensitiv informasjon. Ansatte kan bli bedt om å alltid logge ut når de er ferdige, for å unngå å vise portalen til ikke-ansatte og for å holde brukernavn og passord trygt. Personalportaler kan ha tilgangsbegrensede områder som er åpne for visse ansatte bare der svært sensitiv informasjon oppbevares. Å skape lag med sikkerhet gjør at arbeidsgivere kan beskytte spesielt sensitive data, samt gi de ansatte tilgangslåste områder til å diskutere og adressere spørsmål av interesse uten å la hele personalet se disse områdene.