Hva er en oppgaveordre?

En oppgaveordre er en ordre for produkter eller tjenester tilknyttet en hovedkontrakt som beskriver de grunnleggende bestemmelsene i en forretningsavtale. Dette dokumentet gir informasjon om en spesifikk oppgave klienten ønsker at leverandøren skal utføre under vilkårene i den generelle kontrakten. Oppgavebestilling brukes ofte med offentlige kontrakter, selv om det også kan oppstå i privat sektor. Når tjenesteleverandører mottar dokumentasjonen, må de lese gjennom den med forsiktighet for å sikre at de forstår hva som kreves, og for å bekrefte at den ikke overskrider mandatene til den generelle kontrakten.

I den generelle kontrakten er to parter enige om å gjøre forretninger med hverandre under spesifikke omstendigheter. Den generelle kontrakten oppretter vilkår og betingelser for forretningsforholdet, og kan etablere et rammeverk for de mindre oppgavebestillingene. Når klienten vil ha noe spesifikt fra leverandøren, må det skrives ut en oppgaveordre for å be om det og for å gi så mye informasjon som mulig. Uten dette kan ikke leverandøren komme videre.

Oppgaveordren forklarer hva klienten ønsker, og eventuelle begrensninger. For eksempel kan det være kostnadsgrenser, eller en forespørsel om å bruke materialer fra en spesifikk kilde. Oppgavebestillingen kan inneholde en forespørsel om å informere klienten hvis kostnadene klatrer over et visst beløp, så klienter er klar over når prosjekter begynner å bli store. Den diskuterer også tidsfrister, leveringssteder og andre emner som leverandøren trenger å vite om for å fullføre ordren tilfredsstillende.

Oppgavestillinger lar klienter trekke på eksisterende generelle kontrakter så lenge vilkårene i forholdet fremdeles er aktuelle. I stedet for å måtte utarbeide en ny kontrakt for hver enkelt oppgave, kan de bruke den generelle kontrakten som et rammeverk og ringe leverandøren når flere tjenester er nødvendige. Mange offentlige etater bruker en standardisert form forOppgavebestillinger for å sikre at all informasjonen er til stede og for å unngå uklarheter og andre problemer som kan oppstå med tilpasset dokumentasjon.

Tjenesteleverandøren krever vanligvis autorisasjon før den kan komme videre med en oppgaveordre. Dette forhindrer situasjoner der folk overskrider sitt ansvar og beordrer en leverandør til å utføre en oppgave som ikke er autorisert. Oppgavens ordre kan trenge å være tellertignet eller på annen måte valideres for å bekrefte at byrået er klar over at det er utstedt og ber om tjenestene som er beskrevet til de angitte kostnadene.