Hva er en oppgavebestilling?

En oppgaveordre er en ordre på produkter eller tjenester tilknyttet en hovedkontrakt som angir de grunnleggende bestemmelsene i en forretningsavtale. Dette dokumentet gir informasjon om en spesifikk oppgave klienten ønsker at leverandøren skal utføre under betingelsene i den generelle kontrakten. Oppgavebestilling brukes ofte med offentlige kontrakter, selv om det også kan forekomme i privat sektor. Når tjenesteleverandører mottar dokumentasjonen, må de lese gjennom den nøye for å forsikre seg om at de forstår hva som kreves, og for å bekrefte at den ikke overskrider mandatene i den generelle kontrakten.

I den generelle kontrakten er to parter enige om å gjøre forretninger med hverandre under spesifikke omstendigheter. Den generelle kontrakten skaper vilkår for forretningsforholdet, og kan etablere rammer for mindre oppgaveordrer. Når klienten ønsker noe spesifikt fra leverandøren, må det skrives ut en oppgaveordre for å be om det og for å gi så mye informasjon som mulig. Uten dette kan ikke leverandøren komme videre.

Oppgaveordren forklarer hva klienten ønsker gjort, og eventuelle begrensninger. Det kan for eksempel være kostnadsgrenser, eller en forespørsel om å bruke materialer fra en bestemt kilde. Oppgaveordren kan omfatte en forespørsel om å informere klienten om kostnadene klatrer over et visst beløp, slik at klienter er klar over når prosjekter begynner å bli store. Den diskuterer også frister, leveringssteder og andre emner som leverandøren trenger å vite om for å fullføre bestillingen på en tilfredsstillende måte.

Oppgaveordrer tillater kunder å benytte seg av eksisterende generelle kontrakter så lenge betingelsene i forholdet fremdeles er gjeldende. I stedet for å måtte tegne en ny kontrakt for hver enkelt oppgave, kan de bruke den generelle kontrakten som et rammeverk og ringe leverandøren når flere tjenester er nødvendige. Mange offentlige etater bruker et standardisert skjema for oppgaveordrer for å sikre at all informasjonen er til stede og for å unngå uklarheter og andre problemer som kan oppstå med tilpasset dokumentasjon.

Tjenesteleverandøren krever vanligvis autorisasjon før den kan gå videre med en oppgaveordre. Dette forhindrer situasjoner der mennesker overskrider sitt ansvar og beordrer en leverandør til å utføre en oppgave som ikke er autorisert. Oppgaveordren kan trenge å bli undertegnet eller på annen måte validert for å bekrefte at byrået er klar over at det er utstedt og ber om tjenestene som er skissert til de angitte kostnader.