Hva er en telefonkonferanse?
En telefonkonferanse er en møtemetode som brukes i virksomheten når alle eller noen av møtedeltakerne befinner seg på forskjellige fysiske steder. Hver deltaker i en telefonkonferanse vil sannsynligvis bli bedt om å ringe inn til et sentralt sted, enten på et forhåndsinnstilt, avgiftsfritt konferansetelefonnummer, eller bare til et nummer i virksomheten. Denne typen telekonferansemøter blir mer og mer vanlig nå som telekommunikasjon er en populær praksis, så vel som blant bedrifter med forskjellige landsdekkende eller internasjonale lokasjoner.
Det er mye fleksibilitet knyttet til en telefonkonferanse. For eksempel blir hver deltaker i samtalen min igjen på sitt eget skrivebord uten å måtte tilbringe dagen i et konferanserom. I tillegg kan samtalen planlegges basert på alles plan, selv om dette kan være litt mer komplisert hvis møtedeltakerne bor i forskjellige tidssoner.
Generelt finner en konferansesamtale som dette sted over telefonen uten ansikt til ansikt tid, men noen bedrifter kan ha webkameraer eller møteprogramvare installert på de ansattes datamaskiner. Dette kan tillate litt kommunikasjon ansikt til ansikt, eller i det minste tillate alle å se den samme skjermen på datamaskinen. Generelt vil et telefonkonferansemøte ganske enkelt begynne når alle har ringt. Det vil generelt være en leder for samtalen som kommer før alle andre, og som kan hjelpe til med å lage introduksjoner når andre ankommer.
Lederen vil da vanligvis administrere telekonferansesamtalen, og bringe opp individuelle samtalepunkter og spørsmål som må diskuteres. Han eller hun bør også oppfordre alle til å snakke, og stille spørsmål hvis noen virker lydløse eller ser ut til å bli distrahert fra samtalen; dvs. sjekke e-post. Hvis telekonferansesamtalen varer mer enn en time eller to, er det lederen som skal opplyse at det vil være en kort pause fra oppfordringen om at folk skal besøke toalettet eller få en drikke.
Selv om noen anser en telefonkonferanse som mindre effektiv og oppnår mindre enn et tradisjonelt møte, er det ingen tvil om at det er rimeligere og mer praktisk for bedrifter. Hvis telefonkonferansesamtalene holdes relativt små, og alle er i stand til å være engasjert og interessert i samtalen, kan de utføre ganske mye. Det kan være nyttig å ha en planlagt struktur med forskjellige foredragsholdere og presentatører gjennom samtalen for å unngå kjedsomhet, samt å la alle kunngjøre navnet sitt før de begynner å snakke for å forhindre forvirring, noe som kan føre til at folk mister interessen.