Hva er en telefonkonferanse?
En telefonkonferanse er et møte eller konferanse som holdes via en telefon- eller nettverkstilkobling mellom deltakere i avsidesliggende byer eller arbeidssteder. Det finnes mange typer telefonkonferanser, med den enkleste formen som innebærer bruk av en høyttalertelefon på hvert sted for å gjennomføre en lydkonferanse. Mer sofistikerte telekonferansemøter innebærer utveksling av lyd, video og data. Begrepet telekonferanse kan også referere til en live-hendelse som overføres via satellitt til forskjellige steder samtidig.
Selv om telekonferanse er et bredt begrep som inkluderer en rekke alternativer, innebærer det grunnleggende for alle telekonferanser bruk av telekommunikasjonsutstyr, brukere på flere lokasjoner og samarbeidskommunikasjon mellom deltakerne. Den grunnleggende lydkonferansen er i hovedsak en konferansesamtale. Lydgrafikk, en annen form for telekonferanse, lar deltakerne dele grafikk, dokumenter og video i tillegg til lyd; og inkluderer tilleggsutstyr som elektroniske nettbrett, skannere og stemmedataterminaler.
E-post er et vanlig eksempel på en datatelekonferanse. Gjennom bruk av tilleggsutstyr, først og fremst et TV-kamera, ligner en videotelkonferanse mest på et møte ansikt til ansikt, som inkluderer muligheten til å se deltakerne på alle steder. Mange bedrifter har et videokonferanserom permanent utstyrt med nødvendig utstyr.
De mange fordelene med telekonferanser for skoler og bedrifter inkluderer besparelser i reisetid og kostnader for å få alle deltakere til ett sted. Hvis det haster, kan det være mye raskere å holde en telefonkonferanse enn å arrangere et møte. En annen fordel er at på grunn av tilgjengelighet lar en telekonferanse store grupper av deltakere føle seg inkludert i møter og beslutninger. Om nødvendig kan en skole eller virksomhet kryptere signalene for å sikre sikkerheten i kommunikasjonen under en telefonkonferanse.
Når du velger utstyr for en telefonkonferanse, bør du vurdere flere faktorer. Hvis du bruker et webkamera, må du teste det på forhånd for å fastslå at kameraet er i akseptabel avstand. En kablet telefonlinje er best for klarhet. Hvis en trådløs telefon brukes, må du være forberedt på å endre frekvenser i tilfelle forstyrrelser under telefonkonferansen.
Mobiltelefoner og høyttalertelefoner bør brukes som siste utvei. Mobiltelefoner møter ofte forstyrrelser og høyttalertelefoner plukker opp bakgrunnsstøy og gir ofte ekko. Mikrofoner er nyttige for å redusere bakgrunnsstøy.
En telekonferanse krever spesifikke regler for etikette. Hver deltaker skal kunngjøre når han eller hun signerer til og fra en telefonkonferanse. De involverte bør snakke tydelig og sakte, unngå ensformig tale og beskrive ethvert kroppsspråk som er viktig for samtalen. På grunn av følsomheten til telefonutstyr, bør deltakerne unngå fremmede lyder som å bla gjennom papirarbeid eller tappe fingrene eller en blyant.
Det er nyttig fra et engasjementssynspunkt å bruke deltakernes navn under møtet. Ofte varierer høyttaleren slik at oppmerksomheten ikke går tapt. Be om tilbakemelding eller svar regelmessig.