Hva er en reisepolitikk?

En reisepolitikk er den organiserte samlingen av regler og forskrifter som en ansatt vil overholde når han utfører en eller annen type reise på vegne av sin arbeidsgiver. En sunn forretningsreise vil gi instruksjoner om hvilken type utgifter som blir absorbert av virksomheten og hvilke utgifter som er ansattes ansvar. Vanligvis settes det grenser for visse ordrelinjer i forretningsreise, for eksempel det totale godtgjørelsen for måltider per dag, kostnadene for hotellovernatting, leiebil og flypriser, og til og med for hvor mye penger som kan brukes på å underholde kunder. . En forsvarlig policy gir ressursene som trengs for å utføre oppgaven, men holder likevel kostnadene for forretningsreisen innen rimelighet.

I mange tilfeller er selskapets reisepolitikk definert skriftlig og presentert for en ansatt før han eller hun drar på forretningsreise. Tanken er å sørge for at den ansatte forstår hvilken type utgifter selskapet er villig til å påta seg, og hvilke som ikke har lov. Dette er faktisk en hjelp for den reisende ansatt, siden han eller hun vil vite om selskapet vil betale for et måltid bestilt fra romservice, eller vil dekke kostnadene for å fly i førsteklasses fremfor i forretnings- eller bussstatus. På det tidspunktet kan den ansatte bestemme om han skal gå med de fasilitetene selskapet er villig til å tegne eller oppgradere og betale forskjellen ut av egen lomme.

Reisepolitikken til et selskap kan omfatte nødvendigheten av å bruke spesifikke leverandører som en del av reiseplanene. For eksempel kan en bedrift ha en rabattplan med en gitt leiebilleverandør, et spesifikt flyselskap eller til og med en bestemt hotellkjede. Når dette er tilfelle, kan arbeidstakeren bli pålagt å benytte seg av disse rabattene når og som mulig. Å velge å ikke benytte seg av rabattprogrammene kan bety at arbeidsgiveren bare dekker en del av virksomhetsutgiftene. Hvis arbeidstakeren for eksempel bestemmer seg for å bo på et hotell som ikke har en rabattordning med arbeidsgiveren når hotellet over gaten har den typen ordning på plass, kan arbeidsgiveren bare betale en fast prosentandel av hotellregningen, heller enn å dekke hele utgiftene.

I økende grad bruker bedrifter kredittkort som utstedes til ansatte som reiser regelmessig. Når dette er tilfelle, vil reisepolitikken inkludere en vaskeriliste over hvilken type utgifter som kan belastes på kortet, og hvilke utgifter som må håndteres ut av lommen og sendes inn på en utgiftsrapport senere. Denne tilnærmingen kan ofte komme begge parter til gode, siden ansatte kan bruke firmakortet for store utgifter i stedet for å bruke kontanter eller deres personlige kredittkort og vente på en refusjon. Samtidig drar selskapet fordel av at noen ansatte vil fokusere mer på å bruke kortene for tillatte utgifter og avstå fra å pådra seg kostnader som må betales ut av lommen.