Hva er et arbeidsflytdokument?

Arbeidsflyt er et begrep som brukes for å beskrive trinnene i en prosess. Dette uttrykket brukes i enhver organisasjon der et produkt, et dokument eller en ide beveger seg mellom steder eller avdelinger. På en måte kan arbeidsflyt forstås som en oversikt over faktisk arbeid som utføres for å bringe en prosess til fullføring. Et arbeidsflytdokument er enhver rapport eller analyse som beskriver stadiene i en prosess, samt økonomi, ressurser og informasjon som er inkludert i en slik prosess. Et dokument som sendes gjennom stadier i en prosess, for eksempel en regning, forsikringskrav eller faktura, kan også betraktes som et arbeidsflytdokument.

Ledere som søker å optimalisere driften, kan generere arbeidsflytdokumenter. Disse dokumentene kan liste over avdelinger og arbeidstakere som et prosjekt går gjennom til fullføring. Dokumenter kan også inneholde lister over ressurser, materialer og utstyr som brukes i hvert av arbeidsflytstrinnene. Et arbeidsflytdokument kan også hjelpe en leder å forstå hvilke stadier i en prosess som er mest kostbare.

Dokumenter som illustrerer komponentene og stadiene i arbeidsflyten kan brukes til budsjettering. Ledere kan bestemme hvor mye et produkt kan koste å tjene, og også bestemme avdelinger eller områder som kan nedbemannes. Interne revisjonsprosesser kan også omfatte bruk av arbeidsflytdokumenter. Ledende regnskapsførere kan presentere økonomiske data oppnådd fra et arbeidsflytdokument.

I produksjonssammenheng kan arbeidsflytdokumenter brukes til å optimalisere produksjonsprosesser. Et arbeidsflytdokument kan for eksempel være sammensatt ved hjelp av spesiell programvare for styring av arbeidsflyt. Når en designer lager en modell og en regning med materialer, kan dokumentet automatisk videresendes til en profesjonell som er ansvarlig for følgende trinn.

Disse dokumentene brukes også i vitenskapelige miljøer. Medisinske spesialister, for eksempel, kan generere arbeidsflytdokumenter som illustrerer hjerneaktivitet. Et arbeidsflytdokument kan også genereres for å beskrive forholdet mellom en bruker og en maskin.

Når et arbeidsflytdokument beskriver et element som går gjennom etapper i en prosess, refererer det normalt til en betaling eller tjeneste som må godkjennes av fagpersoner i en rekke forskjellige avdelinger. For eksempel, hvis en avdelingsleder finner ut at han eller hun trenger nye datamaskiner, kan den lederen utarbeide en dokumentlistekostnad. Da kan han eller hun sende det dokumentet oppover kommandokjeden for å motta godkjenning.

Forsikringsselskaper bruker også arbeidsflytdokumenter. I disse tilfellene inngis krav av klienter. Et krav kan sendes til en forsikringsgiver. En forsikrer kan deretter gi den til en leder eller en utøvende som bruker forskning og analyse generert av en forsikrer for å godkjenne priser.