Hva er en arbeidsflytmotor?

En arbeidsflytmotor er en datamaskinversjon av et prosesskart. Som man vil tegne et diagram for å illustrere trinnene som må tas for å fullføre en arbeidsoppgave eller aktivitet, er en arbeidsflytmotor datamaskinens måte å følge trinnene i en arbeidsprosess. Bedrifter pleier å bruke arbeidsflytmotorer for å automatisere arbeidsprosesser.

For eksempel, hvis en virksomhet selger et bestemt produkt, vil en person i selskapet kartlegge trinnene i salgsprosessen, og prosessen kan starte når kunden mottar en direktemelding fra selskapet. Den neste prosessen vil være at mottakeren ringer for å få mer informasjon. Da vil en salgsrepresentant ringe kunden tilbake eller snakke med kunden på samtalen. Neste trinn er at kunden skal legge inn en ordre eller gå til selskapets hjemmeside for å legge inn en ordre, og det siste delen av prosessen kan være når selskapet sender en kupong til kunden for å få rabatt på sitt neste kjøp. Denne informasjonen vil bli lagt inn i arbeidsflytmotoren for å automatisere tilordne oppgaver til de forskjellige ansatte i selskapet eller for å varsle en ansatt om de neste trinnene som må tas.

Disse ansatte bruker ikke arbeidsflytmotoren, de bruker heller en programvare som er kompatibel med arbeidsflytmotoren. En dataprogrammerer og prosessdesigner ville være med å lage arbeidsflytmotoren. Når en datamaskinprogrammerer jobber for å utvikle en arbeidsflytmotor, er fokuset på hvordan trinnene i prosessen oppstår. Prosessdesigneren som er involvert i å lage arbeidsflytmotoren, er opptatt av neste trinn eller hva som skjer som et resultat av forrige trinn.

Typisk er prosessdesigneren noen som jobber i virksomheten, for eksempel utviklingssjef eller forretningsanalytiker. Hovedformålet med en arbeidsflytmotor er å automatisere prosesser og fremskynde prosessen. For eksempel, i en situasjon hvor det er en salgsprosess, er det endelige målet med å bruke en arbeidsflytmotor å fremskynde prosessen fra det tidspunktet en kunde blir klar over et produkt eller en tjeneste til det tidspunktet et kjøp gjøres.