Hva er et arbeidsflytstyringssystem?

Et styringssystem for arbeidsflyt er et datasystem som er ment å bidra til å opprette, vedlikeholde og lagre informasjon om arbeidsflytens deler. Hensikten med et slikt system er å bidra til å lage rapporter og andre nyttige data som kan forbedre arbeidsflytprosessen og bidra til å forbedre produktiviteten ved å vektlegge ting som kan bevege seg raskere og områder der effektiviteten kan økes. Arbeidsflytstyring er et ganske nytt konsept i arbeidsverdenen. I hovedsak er arbeidsflytstyring ideen om at ved å administrere progresjonen av data, dokumenter, kundeemner og andre arbeidsrelaterte elementer, kan arbeidsprosessen effektiviseres, og eventuelle feil i prosessen kan enkelt dokumenteres.

Arbeidsflytstyringssystemer brukes av flere årsaker i dagens forretningsmiljø. En hovedårsak til økt bruk og overholdelse av et arbeidsflytstyringssystem er at systemet kan brukes til å spore ansattes ytelse. Ved å registrere alt i arbeidsflytstyringssystemet, hvis det senere oppstår et problem, er det lett å se hvor problemet oppsto, og å gjøre nødvendige tiltak. På denne måten kan det bekreftes at hver enkelt ansatt utfører arbeidet sitt ordentlig og i tide; ansatte kan også stilles til ansvar for arbeid som ikke ble fullført på riktig måte, eller som ble fullført feil.

En annen bruk for et arbeidsflytstyringssystem er å hjelpe deg med kundeserviceprosessen. Arbeidsflytstyringssystemer som brukes til dette formålet kalles ofte Customer Relationship Management systems, eller CRMer. CRM hjelper kundeservice ved å sørge for at kundeservicearbeiderne har tilgang til en detaljert oversikt over alt som er gjort for å hjelpe en kunde med en klage. Disse systemene sporer også hver kontakt med en kunde, slik at bevis på "hvem snakket med hvem" kan bli funnet for ethvert problem som kan oppstå. CRM er også nyttige for markedsføring til kunder når som helst selskapet som ansetter CRM ser passende.

Slike systemer kan også forbedre produktiviteten og produksjonen i fabrikkmiljøer. Ved å kunne spore produksjonsprosessen fra råstoff til ferdig produkt ved hjelp av et arbeidsflytstyringssystem, blir det mye lettere å identifisere flaskehalser i produksjonssyklusen. Det kan også bli lettere å identifisere ineffektive prosesser som forårsaker forsinkelser eller overflødig arbeid og kostnader. Å bruke et arbeidsflytstyringssystem kan dermed være en flott måte å forbedre produktivitet, ansvarlighet og kundeforhold i alle selskaper.