Hva er kundefordringer?

Et av de grunnleggende prinsippene for å drive en virksomhet er å ha et middel til å følge med på pengene som skyldes av klienter, samt opprettholde en nøyaktig registrering av penger mottatt fra klienter som skal brukes til beløpene de for øyeblikket skylder. Skyldige penger er kjent som kundefordringer. De fleste selskaper har en avdeling som er dedikert til dette området, og det er ansvarlig for å opprette og sende regninger, motta og behandle betalinger, og spore både hvilke penger som er til rådighet og hva som fremdeles skyldes.

Det grunnleggende formålet med regnskap er å sikre at enhver fungerende enhet har et kortfattet bilde av hva som skjer økonomisk til enhver tid. En avdeling for kundefordringer bidrar til nøyaktigheten delvis ved å fakturere kunder for leverte tjenester eller varer. Vanligvis er det denne avdelingen som følger med faktureringsinformasjonen og kundens tilpassede faktureringsbehov.

En stor kunde, for eksempel, kan motta en prosentvis rabatt på månedlige varer eller tjenester den kjøper, basert på omfanget av virksomheten som er utført med selskapet. Kundepersonell vil opprettholde denne rabattinformasjonen som en del av kundens faktureringsprofil, og sikre at alle fakturaer til den klienten reflekterer riktig rabatt. Ofte har denne avdelingen mye innspill til utseendet på fakturaen, hvilken informasjon som er inkludert og hvordan informasjonen er organisert.

Sammen med å opprette og distribuere fakturaer til kunder, er denne avdelingen ofte ansvarlig for å motta betalinger på disse fakturaene og sørge for at pengene blir brukt riktig. Mens noen avdelinger har en tendens til å legge ut en betaling til en kunde og anvende den på den eldste utestående fakturaen, er det mer vanlig at en betaling blir brukt på en spesifikk faktura, selv om det ikke er den eldste utestående fakturaen for den klienten. Dette gjør at ansatte kan identifisere aldring på eldre fakturaer og samarbeide med klienten for å løse eventuelle problemer som kan hindre betaling av fakturaer som er eldre enn standardbetalingsbetingelser.

Kundefordringer fungerer også tett med regnskapsføringsarmen for regnskapsprosessen. Akkurat som kundene forventes å betale for varer og tjenester som er levert, forventes det at selskapet betaler utestående fakturaer til sine leverandører på en rettidig måte. Det er viktig at informasjon om mengden brukbar inntekt er tilgjengelig før utbetalinger. Med den tilgjengelige informasjonen er avdelingen for regnskapsførere i stand til å planlegge og utføre betalinger på vegne av selskapet.