Hva er en regnskap som skal betales?
Regnskapsførers hovedbok er en liste over kontoer med informasjon om penger som skyldes leverandører, leverandører og andre virksomheter. Selskaper bruker denne hovedboken for å skille kortsiktige økonomiske forpliktelser fra hoveddelen av hovedboken. Selskaper kan ha flere forskjellige økonomiske kontoer i regnskapet som skal betales, avhengig av størrelsen på virksomheten. Større selskaper ansetter vanligvis regnskapskontorer for å administrere betalbar informasjon.
Betalinger er en veldig syklisk prosess i selskapets regnskapssystem. Regnskapsansvarlige må ofte sile gjennom store mengder papirer når du administrerer regnskapet som skal betales. Dokumenter som skal betales for eksterne kontoer inkluderer leverandør- eller leverandørfakturaer, månedlige fakturaer og annet papirarbeid som ber om betaling for varer eller tjenester. Informasjon fra disse eksterne dokumentene finnes i selskapets regnskapspliktige hovedbok. De fleste selskaper setter forfallsdato for disse eksterne dokumentene. Kontrollører og regnskapsledere vil kjøre tidsplaner fra selskapets regnskapspliktige system for å bestemme hvilke fakturaer som for tiden krever betaling.
Selskaper bruker også interne dokumenter for å administrere informasjon om regnskapsførerskap. Innkjøpsordrer er det vanligste interne dokumentet relatert til selskapets betalingssystem. Innkjøpsordrer inneholder spesifikk informasjon angående autoriserte kjøp for varer eller tjenester. Denne informasjonen er inkludert i selskapets regnskapspliktige hovedbok, slik at kontofører kan matche leverandørfakturaer og innkjøpsordrer. Å samsvare med leverandørfakturaer til interne innkjøpsordrer sikrer at selskapet har alle nødvendige papirer for å sammenligne og gjennomgå betalbare poster. Innkjøpsordrer representerer også en intern kontroll for å matche mengden mottatte varer, dollarbeløp for produkter og annen informasjon samsvarer med tidligere avtalt informasjon.
Selskapets hovedbok vil vanligvis inneholde en samlet sum av selskapets regnskapsførbare hovedbok. Informasjon i selskapets hovedbok brukes til å lage et selskaps regnskap. Snarere enn å inkludere store mengder informasjon relatert til forretningsdrift, bruker selskaper underregnskap (for eksempel leverandørgjeld) for å holde detaljert informasjon utenfor hovedboken. Selskaper vil utarbeide regnskap ved slutten av hver regnskapsperiode basert på informasjonen i hovedboken.
Informasjon om leverandørgjeld er oppført i selskapets balanse. Fordi leverandørgjeld er et økonomisk forpliktelsesansvar, vil kontoen normalt ha en kredittsaldo. Kontoer med kredittsaldo i regnskap er inkludert i selskapets forpliktelsesinformasjon i balansen. Betalinger er en kortsiktig forpliktelse og vil vanligvis være oppført i selskapets kortsiktige forpliktelser. Interessenter av eksterne virksomheter sammenligner ofte et selskaps kortsiktige økonomiske forpliktelser med kortsiktige eiendeler. Denne sammenligningen vil hjelpe interessenter med å avgjøre om selskapet har nok penger til at fordringer kan betale for deres skyldige kontoer.