Hva er en ad hoc-rapport?
En ad hoc-rapport er en rapport en person oppretter som svar på en spesifikk forespørsel om informasjon, snarere enn med faste intervaller eller som en del av rutinemessig rapportering. Veiledere kan be om slike rapporter av forskjellige årsaker og vanligvis gi en tidsramme for gjennomføring, for eksempel en forespørsel om at rapporten skal sendes innen slutten av virkedagen. Avhengig av arten av virksomheten og forespørselen er verktøy tilgjengelig for å lage slike rapporter.
Det latinske uttrykket "ad hoc" betyr "for dette", og refererer til ideen om at rapporten er bestilt for et bestemt formål, og dekker et bestemt tema. En forespørsel om en ad hoc-rapport kan innebære intern informasjon som salgsdata, ansattes ytelse og så videre. Det kan også omfatte ekstern informasjon, for eksempel data om endrede markedsforhold, forbrukerforventninger og andre emner. Når en forespørsel om en ad hoc-rapport sendes, bør den inneholde en detaljert drøfting av hva som forventes i rapporten.
Sekretærer og annet administrativt personell får vanligvis oppgave med denne typen arbeid. De samler inn data fra firmadatabaser og utenfor forskning som gjennomgang av handelspublikasjoner og nyhetsrapporter. Programmer har ofte maler folk kan bruke for å raskt generere rapporter. Disse kan knytte seg til databaser slik at det er mulig å generere diagrammer, grafer og andre visuelle presentasjoner av data, tegne direkte på databasen i stedet for å tvinge personen til å lage presentasjonen fra bunnen av.
Noen grunner til å be om en ad hoc-rapport kan omfatte utforskende planer for å lansere nye produkter og tjenester, foreløpig markedsundersøkelser og forberedelse for gjennomgang av forretningsskikk og planer. I alle tilfeller vil opprinnelige data fungere som en veiledning for personell som trenger å ta beslutninger om hvordan de skal gå frem. Ad hoc-rapporten kan identifisere spesielle problemer og vil belyse aktiviteter du kan forfølge eller unngå. For eksempel kan rapporten vise at industristandarder er i ferd med å endre seg, noe som gjør det uklokt å investere i et system designet for å lette overholdelsen av eksisterende standarder, fordi selskapet vil trenge å oppgradere i løpet av en nær fremtid.
Mens en ad hoc-rapport er bestilt innen en kort tidsperiode, må den fortsatt overholde profesjonelle presentasjonsstandarder. Dette inkluderer korrekturlesing for skrivefeil, feil og lesbarhet, formatering av dokumentet på riktig måte og etter eventuelle interne standarder som er satt av selskapet for utstedelse av rapporter. Å ha en mal kan hjelpe med dette, ettersom det er mulig å plassere informasjon i malen for å sikre at rapporten følger en kjent generell struktur.