Hva er en automatisert sekretær?
En automatisert sekretær er en enhet som ruter samtaler på et kontor. Disse enhetene brukes ofte av små bedrifter som en måte å tilveiebringe et grunnleggende filter mellom kontoret og uønskede telefonsamtaler, for eksempel telefonselgere eller gale numre. Større virksomheter vil ofte ha en virkelighetssekretær som utfører denne funksjonen, noe som gjør den automatiserte sekretæren overflødig. Dette uttrykket brukes ofte synonymt med virtuell sekretær, men de to er faktisk veldig forskjellige. En virtuell sekretær er en faktisk person, bare ikke en som er til stede i selve virksomheten.
I de fleste tilfeller er en automatisert sekretær en liten boks som kobles til telefonlinjen mellom telefonen og veggen. Når et kjent og godkjent nummer ringer linjen, vil sekretæren la samtalen gå direkte til telefonen. Hvis et ikke godkjent, ukjent eller begrenset antall ringer, vil den automatiserte sekretæren avskjære det.
Generelt betyr en avlytting av denne typen at et automatisert system svarer på samtalen og ber om grunnleggende informasjon fra den som ringer. Etter å ha fått svar på spørsmålene, vil enheten ringe den tilkoblede telefonen og videresende denne informasjonen til mottakeren - som da har muligheten til å ta samtalen. Hvis nummeret er kjent som dårlig, eller mottakeren avviser samtalen, blir anropet i stedet dirigert til telefonsvarer eller bare koblet fra.
En vanlig feil er å anta at en virtuell og en automatisert sekretær er det samme. En virtuell sekretær er en uavhengig entreprenør som fungerer som en sekretær fra et avsidesliggende sted. Vanligvis vil disse arbeiderne ha et hjemmekontor og utføre felles sekretærarbeid, ofte for flere forskjellige selskaper. Vanlige oppgaver inkluderer å svare på telefon, transkribere innspilte brev eller taler og lage reisearrangementer.
Selv om de to typene sekretærer er veldig forskjellige, har de en lignende overordnet metodikk. Ved å fjerne både plassen og kostnadene til en tradisjonell sekretær, er en virksomhet i stand til å drive med mye lavere overhead. Dette gjør at en virksomhet kan fungere på et nivå der den kan ha gått konkurs under det tradisjonelle systemet. I tillegg vil bruk av de automatiserte telefonfunksjonene til en virtuell sekretær ofte tillate en bedrift å vises større og bedre organisert.
Når det gjelder den virtuelle sekretæren gir outsourcing av arbeid ytterligere fordeler. En enkelt arbeider kan jobbe for en rekke selskaper samtidig, i stedet for å bli tvunget inn i en enkelt deltidsjobb. I tillegg tillater arbeid hjemmefra at folk med små barn, funksjonshemninger eller uforutsigbare timeplaner kan fortsette å jobbe i arbeidsstyrken.